Taxis G7 poursuit sa démarche de dématérialisation et confie aux experts du  pôle  Records Management Novarchive l’audit documentaire de son Service Relation Chauffeurs, la création de son plan d’archivage futur et la numérisation de ses milliers de dossiers « Chauffeurs »actifs.

Novarchive, spécialiste de la conservation et la gestion des archives externalisées des entreprises et des institutions publiques, annonce aujourd’hui que Taxis G7 a fait appel à son pôle Records Management pour rationaliser les processus d’archivage et son Service Relation Chauffeurs

Le déménagement dans de nouveaux locaux de cette activité en avril 2013 était l’occasion de se pencher sur ses archives, afin de n’y transporter que les documents utiles.Il s’agissait enfin de poursuivre au sein du Service Relation Chauffeurs la démarche de dématérialisation engagée plus globalement dans l’entreprise depuis plusieurs mois, et de faciliter ainsi aux collaborateurs du service l’accès aux données  » chauffeurs » importantes ( notamment les contrats).

« Nous avons rapidement pris conscience que la tâche allait être complexe, d’autant plus avec cet impératif de temps dû au déménagement », déclare Vincent Stammbach, Directeur Organisation et Projets, TAXIS G7. » Le choix de Novarchive s’est imposé comme une évidence: d’une part, parce que c’est un expert reconnu avec lequel nous travaillions déjà sur d’autres projets; d’autre part, parce que les entreprises proposant de tels services ne sont pas légion. »

Le projet d’optimisation et de dématérialisation de TAXIS G7  se décompose en plusieurs étapes:

  • Processus d’ingénierie et d’audit documentaire

Les experts archivistes Novarchive ont déterminé le plan d’archivage le plus adapté au Service Relation Chauffeurs de TAXIS G7: documents à conserver, pour quelle durée et sous quel format. Ils ont également rédigé un tableau de gestion, qui explique aux collaborateurs TAXIS G7 les nouvelles procédures de versement, de destruction et de consultation des documents à l’avenir.

  • Traitement des dossiers papier

Le service Relation Chauffeurs gère des milliers de dossiers »Chauffeurs »actifs, l’équivalent d’environ 500 000 pages qui ont nécessité un  traitement manuel pour leur numérisation. A l’avenir, tous les documents seront systématiquement numérisés au fur et à mesure, avant d’être insérés aux dossiers physiques ou détruits dans leur forme papier.

Mise en place d’un outil de GED ( gestion électronique des documents)

Si l’outil de GED reste encore à définir, TAXIS G7 envisage de prolonger sa collaboration avec Novarchive sur cette étape du projet également, pour l’hébergement et la gestion de ses archives numériques.

« Novarchive a parfaitement su nous guider et nous accompagner. Sa mission est très bien passée auprès de  nos opérationnels, qui ont apprécié le côté humain et vulgarisateur de ses équipes » conclut Vincent Stammbach. 3Il ne faut pas négliger l’impact de la conduite du changement. Le Service Relation Chauffeurs s’est construit, au fil du temps, une organisation  » papier » simple et bien rodée. Novarchive a su les rassurer sur la façon dont les documents seront archivés à l’avenir, leur prouver que non seulement ce sera bien fait, mais que ce sera également bénéfique pour eux »