En accompagnant les entreprises dans un processus d’ingénierie et d’audit documentaire, les archivistes experts du pôle Records Management de Novarchive les aident à mettre en place un plan d’archivage personnalisé et efficace, et à réduire ainsi les risques et les coûts liés à la conservation de leurs documents

Novarchive, spécialiste de la conservation et de la gestion des archives externalisées des entreprises et des institutions publiques, présente aujourd’hui sa nouvelle offre de services de Records Management.

Novarchive met ainsi à disposition des entreprises plus de 20 années d’expertise de la gestion documentaire, pour les aider à rationaliser leurs processus d’archivage et à en réduire leurs coûts, en toute conformité avec les normes en vigueur.

Un plan d’archivage simple, efficace et immédiatement opérationnel

Après une analyse approfondie des différentes typologies de documents de l’entreprise, les archivistes experts Novarchive déterminent pour chacune d’elles leur degré de confidentialité et leur durée légale de conservation.

Ils distinguent également quelles informations nécessitent un  archivage à valeur probante, ou sont vitales pour le bon fonctionnement et la pérennité de l’entreprise.

Le choix du meilleur mode de conservation

Les archivistes experts Novarchive déterminent ensuite les points clés qui conditionneront la sécurité et la pérennité des supports d’archivage de l’entreprise.

Ils lui donnent notamment leurs recommandations sur le format de stockage ( physique ou dématérialisé) à retenir pour chacun de leurs documents ainsi que sur leur classement et leur indexation pour faciliter la consultation et la gestion ultérieure.

Ils réalisent par ailleurs un audit de ses infrastructures actuelles de stockage( locaux pour les supports physiques ou dispositifs d’hébergement et de sauvegarde pour les supports électroniques). En cas de besoin, ils la conseillent également sur une éventuellement externalisation de tout ou partie de leur gestion documentaire.

Accompagnement et assistance à la maîtrise d’ouvrage

Les archivistes experts Novarchive restent présents durant toute la phase de déploiement du plan d’archivage, jusqu’à validation des bénéfices attendus. Pendant cette période, ils accompagnent l’entreprise dans le changement, rédigeant notamment les procédures et forment les futurs utilisateurs.

L’offre de services de Records Management de Novarchive a d’ores et déjà séduit de nombreuses entreprises, notamment dans les secteurs aussi variés que ceux de la mode ou des transports.