Pour de nombreuses entreprises, l’été est bien souvent synonyme, si ce n’est de calme plat, tout du moins d’un certain relâchement de l’activité. Cette période où du temps se libère, beaucoup comptent la mettre à profit pour classer, ranger et réorganiser leurs archives. Comment procéder ? Par où commencer?

Voici quelques conseils de base pour éviter l’usine à gaz:

Commencer par « couper le robinet »

Avant de s’attaquer au passif, il est parfois nécessaire de s’intéresser aux archives en devenir. Avec un nombre restreint de règles simples, facilement applicables par tous les salariés, il est ainsi possible d’en réguler l’arrivée. Un « juste effort » qu’il faudra bien entendu communiquer, pour ne pas entraîner de blocage, mais au contraire l’adhésion.

Il s’agira par exemple de demander aux collaborateurs de l’entreprise de conditionner leurs archives dans des boîtes avant de les déposer ; de les identifier par des intitulés standardisés, comme un nom de fournisseur, une date et un numéro pour une facture – en leur expliquant qu’ils utilisent généralement ces critères pour la retrouver ensuite.

Ainsi, les archives nouvelles ne viendront pas s’entasser en vrac au pied des anciennes, mais serviront de base à une gestion future organisée de l’information de l’entreprise.

Classer par type de document …

Retrouvez la tribune de Marlène Cailleau, Responsable du Pôle Records Management chez Novarchive dans le Cercle Les Echos