En se faisant multiple – plus simplement physique, mais également dématérialisée ou nativement électronique –, l’archive a fait naître de nouveaux enjeux et de nouvelles problématiques. Pour y répondre, un écosystème complet se forme autour de la fonction archivage, composé de divers services de l’entreprise, et tout particulièrement la DSI, confrontée aux notions de stockage et d’archivage.

Si les archives numériques n’échappent pas à la politique globale de l’entreprise en la matière et à son patrimoine (catégorisation selon leur nature – archive vitale, légale, probante, etc. –, durées légales de conservation, exceptions, etc.), les processus et technologies liés à leur traitement et leur conservation ont considérablement évolué par rapport à ceux mis en place pour leurs consœurs physiques.

Autrefois, lorsque seul le papier existait, un document n’était archivé qu’en fin de vie, une fois toutes ses informations traitées. Aujourd’hui, la tendance s’inverse : un document est archivé dès sa création, et se voit greffer au fil de l’eau tous les flux relatifs à son cycle de vie.

L’archive n’est donc plus statique, elle est vivante, car les opérations de modification, de lecture, de diffusion viennent s’adjoindre au versement initial, constituant un historique indissociable du document. Cette dynamique lui donne une autre dimension patrimoniale.

Pour autant, l’entreprise n’est pas exemptée d’appliquer au numérique l’ensemble des principes de l’archivage papier. Elle doit en effet assurer tout à la fois la pérennité, l’intégrité, la sécurité, la traçabilité, l’exhaustivité et l’interopérabilité de ses données informatiques.

Il lui faudra pour cela être en mesure de contrecarrer la nature immatérielle et modifiable du document électronique…
Lire la suite sur

L’archivage électronique ne s’improvise pas par Philippe Bézamat, Directeur des Systèmes d’Information de Novarchive dans le Cercle Les Echos