Le cleaning day c’est quoi ?

Le cleaning day est une journée annuelle (généralement organisée en période de faible activité ou durant les congés) où les services d’une entreprise se consacrent entièrement au tri de leurs archives.

“Cleaning day » ou comment profiter d’une journée pour faire le ménage dans vos dossiers. Trier, ranger, jeter seront les maîtres-mots pour optimiser votre fonds documentaire et améliorer votre bien-être au bureau tout en respectant une démarche éco-responsable.

 

Comment organiser son cleaning day ?

Pour réussir son cleaning day, l’entreprise doit voir dans cette opération une réelle opportunité de faire place nette dans ses bureaux et de rendre l’environnement de travail agréable et fonctionnel.

 

  • En amont de l’opération :

La préparation est primordiale pour lancer son cleaning day sur de bons rails. Elle nécessite de :

–  S’interroger sur les bonnes pratiques de tri de son fonds documentaire en prenant connaissance des règles de records management (que faut-il archiver ? combien de temps ? etc…). Ces règles peuvent être propres à chaque service ou communes à toute l’entreprise.

–  S’assurer d’avoir en quantité suffisante tout le matériel nécessaire à l’archivage des documents : Boîtes d’archives, classeurs, dossiers etc …

 

  • Pendant :

–  Trier : Répartir les documents selon des critères précis : par type de document, par service, par durée légale de conservation, par utilité d’usage, etc… Vérifier si les documents sont encore lisibles, qu’il n’existe pas de doublons, etc…

–  Ranger : Classer les documents de manière à les rendre facilement accessibles grâce à un plan de classement et/ou un inventaire rigoureux.

–  Jeter : Supprimer les documents dont l’utilité n’est plus avérée, dont les délais de conservation légale sont dépassés ou encore les documents en doublon. Lors de la destruction des archives, favoriser le recyclage du papier pour conserver une démarche éco-responsable.

 

  • Bénéfices :

–  Gain de place dans les bureaux : réduction de la masse documentaire à hauteur de 30% en moyenne

–  Gain financier : réduction des coûts liés à l’archivage en interne

–  Gain de temps : lors des futures recherches et consultations de documents

–  Meilleur connaissance de son fonds d’archives

Voir plus loin : Faites de votre cleaning day un moment de partage et de cohésion entre vos collaborateurs en rendant cette journée « conviviale » grâce à un petit-déjeuner d’accueil et/ou déjeuner collectif.

Happy Cleaning Day !