Dans un environnement où l’information arrive en masse, la majorité des entreprises sont aujourd’hui convaincues de la valeur ajoutée de l’archivage des documents et des données numériques.

Ses bénéfices ne sont plus à démontrer : meilleur suivi, gain de temps pour retrouver une information, préservation de la mémoire de l’entreprise, source d’économie…

Mais archiver des documents n’est pas l’unique objectif des organisations. De plus en plus, les projets d’archivage se concentrent sur la traçabilité de l’information. Comment attester qu’un document n’a pas été modifié ? De quelles preuves de trace dispose-t-on sur le document ? etc…

La traçabilité d’un document devient (presque) aussi importante que sa conservation.

La traçabilité comme preuve juridique

D’après la loi du 13 Mars 2000, « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Si l’on s’attarde moins sur la traçabilité d’un document papier, c’est souvent parce qu’elle est induite par le contenu même du document. Une signature, une date, une annotation permettent à la fois de prouver que c’est un document original et de préciser l’auteur et l’origine du document.

Pour le document électronique, la traçabilité devient plus complexe puisque si l’on se focalise uniquement sur le document, il n’existe aucun moyen de distinguer les différentes versions d’un document  à l’autre.

Il convient alors de mettre en place des indicateurs autour du document pour permettre de disposer de traces et donc de prouver l’intégrité d’un document.

La traçabilité pour une meilleure productivité

La traçabilité d’un document n’est pas uniquement faite pour s’affranchir des obligations légales en cas de contentieux ou de demande du juge.

Tracer un document doit permettre d’imbriquer un certain nombre d’éléments autour de celui-ci pour permettre de suivre ou de reconstruire un historique fidèle des étapes qui ont marqué sa création. Par déduction, cela permet d’avoir une vision claire et étendue d’une information dans son contexte, ce qui permet d’agir « en connaissance de cause »  et donc d’être plus efficace dans la prise de décision.

Dans le secteur bancaire par exemple, la traçabilité des documents est une nécessité absolue aussi bien pour permettre aux banques de rendre des comptes à leurs clients mais aussi de canaliser le volume d’informations et les sources multiples de transaction (papier, électronique ou vocal).

L’enjeu d’une telle traçabilité est également d’estimer le risque d’erreur dans leurs opérations et par conséquent de pouvoir l’anticiper ou du moins le provisionner.

De quels types de traceurs parle-t-on ?

Les différentes traces d’un document sont structurées de manière à répondre à quatre questions : qui, quand, quoi, comment ? Les journaux (logs) sont ainsi programmés pour retenir l’horodatage et les contres marques de temps, les acteurs, les accusés de réception, les événements ou encore les mises à jour du document, etc…

Xavier Douzenel
Records Manager