Les congés d’été arrivent, vos clients sont absents. Le manque de tri dans vos dossiers alimente le stress de vos collaborateurs et vous fait perdre un temps précieux.  Pourquoi ne pas organiser un cleaning day dédié spécialement au tri, au rangement et à l’archivage des dossiers ?

Novarchive vous donne quelques conseils pour que cette opération soit un succès.

Première étape :

Une bonne préparation est essentielle pour bien débuter votre cleaning day, il vous faudra dans un premier temps vous poser les bonnes questions :

  • Comment est géré votre fonds documentaire ?
  • Quel document conserver ? Et, combien de temps ?
  • Avez-vous tout le matériel nécessaire à l’archivage de vos documents ? (Boîtes d’archives, classeurs, dossiers, espace adéquat)

Une fois que vous avez caractérisé votre fonds documentaire, vous pouvez passer aux étapes suivantes qui rassemblent les 3 actions les plus importantes :

  • Trier : choisissez par quel critère vous souhaitez répartir vos documents
  • Classer : établissez un plan de classement
  • Jeter : allégez votre fonds d’archives en supprimant les documents que vous avez en doublon, les documents dont la date de conservation est dépassée et/ou les documents dont vous n’avez plus l’utilité.

Favorisez le recyclage du papier lors de votre destruction de documents, pour conserver une démarche éco-responsable.

Vous avez tout à gagner sur le moyen et long terme :

  • Plus de place dans vos bureaux
  • Moins de temps passé lors de vos futures recherches de documents
  • Plus de connaissances de son fonds d’archives
  • Moins de coûts liés à l’archivage interne

Le cleaning day c’est aussi une journée conviviale entre vos collaborateurs.

N’hésitez pas à faire appel à Novarchive, expert en archivage pour l’opération de votre cleaning day.