Comment Novarchive a mis en place son système d'archivage électronique NOVADOC ?

Dans un monde où la société de l’information occupe une place prépondérante, nombreuses sont les organisations publiques et privées qui se tournent vers la dématérialisation de leurs documents. Pour certains responsables, les contraintes juridiques et technologiques ainsi que la confidentialité de certains documents constituent des obstacles pour convertir un document papier en document numérique. Pour les aider à surmonter ces obstacles, Novarchive a conçu NOVADOC, un système d’archivage électronique (SAE) qui allie simplicité, sécurité et confidentialité.

NOVADOC, 25 ans d’expertise au service de l’archivage

NOVADOC se présente comme un portail web entièrement sécurisé et accessible 24h/24 via Internet (mode Saas). Depuis n’importe où et n’importe quel ordinateur, l’utilisateur peut accéder à ses archives en quelques clics après avoir renseigné son identifiant et son mot de passe. Ainsi, il peut à tout moment rechercher, visualiser, inventorier ses archives, gérer ses consultations et ses réintégrations, consulter le scan on demand, commander ses destructions qu’il s’agisse d’un document papier ou électronique. Idéal pour une meilleure gestion de ses archives, la nouvelle version de NOVADOC regroupe désormais NOVADOC Image et NOVADOC Papier sous un seul logiciel. Un Système d’archivage (SAE) hybride qui fait le bonheur aussi bien des connaisseurs que des néophytes en informatique.

Principales fonctionnalités de NOVADOC

  • Scan on demand : permet de convertir un document papier en document numérique à la demande ou de consulter un document papier sur le portail Web.
  • Coffre-fort électronique : espace de stockage permettant une conservation ultra-sécurisée des archives électroniques, en particulier celles qui contiennent des informations sensibles et confidentielles et qui doivent avoir une vocation probatoire. Il inclut de nombreux outils tels que l’horodatage, la traçabilité et l’authentification forte grâce auxquels toute action ou consultation est enregistrée, limitée, voire interdite.
  • Une intégration de tous les types de documents : Supports physiques (papiers, audio, vidéos), documents papiers numérisés ou natifs électroniques.
  • Un mode de recherche rapide et efficace grâce à sa fonction de recherche de documents simple ou avancée.
  • Des emails Cryptés : Les emails envoyés depuis Novadoc contiennent un lien http unique qui permet de télécharger les documents en toute sécurité et d’en restreindre l’accès.
  • Une administration simple des droits des utilisateurs Chaque administrateur gère de façon autonome tous les comptes utilisateurs. Il peut ainsi définir différents droits d’accès aux documents disponibles sur Novadoc.