Comment se passe l’enlèvement de mes archives ?

L’enlèvement d’archives n’est pas un simple déménagement qui consiste à déplacer des piles de papier. Les entreprises manipulent au quotidien des documents comptables, commerciaux, fiscaux et juridiques contenant des informations hautement confidentielles. Afin de garantir un transfert des archives optimal et sécurisé, une procédure doit être établie conjointement entre l’entreprise et le tiers-archiveur.

Identification des besoins et construction de l’inventaire

Parce que chaque entreprise traite ses archives différemment, la première étape de l’enlèvement consiste à identifier vos besoins. Ensemble, nous examinons et évaluons votre méthodologie. Sur la base de cet audit détaillé réalisé par nos archivistes experts ou par nos technico-commerciaux, nos archivistes construisent (ou consolide) votre plan d’archivage et plan de classement à partir de vos archives ou d’une base de données actualisée. Ce travail tient compte de votre organisation, de vos outils internes et de la typologie des documents. Pendant cette étape, nous déterminons également la période de conservation des archives et les conditions d’accès aux documents confidentiels.

Scanner des archives

Un transfert d’archives rapide et ultra-sécurisé

À partir de la procédure mise en place, nous transférons vos archives vers le site de conservation le plus adapté Tous nos sites bénéficient d’une surveillance vidéo 24h/24 et 7j/7 et disposent de trois modes de conservation adaptés à la nature des documents. Vos archives sont gardées dans des classeurs ou des boîtes d’archives et placées dans des conteneurs, puis sont acheminées dans des navettes sécurisées et géolocalisées dans le délai qui nous a été imparti vers nos sites de conservation. Un service d’astreinte optionnel vous permet de réaliser l’enlèvement de vos archives quand bon vous semble selon votre disponibilité.