Contraintes juridiques et technologiques de l'archivage électronique

Au regard de l’article 1316-1 du Code civil, les documents électroniques peuvent désormais être admis en tant que preuve en cas de litige, au même titre que les documents papier. Ceci à condition que l’auteur puisse être identifié et que le document « soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Dans un monde en constante évolution où la dématérialisation a cessé d’être un concept réservé à l’avenir, l’archivage électronique est soumis à de nombreuses contraintes juridiques et technologiques.

Quelles sont les exigences en matière d’archivage électronique ?

L’archivage électronique doit garantir l’intégrité et la pérennité des données et répondre aux obligations légales et réglementaires. Parmi les principales normes en vigueur, citons la norme française AFNOR NF Z42-013 concernant la conception et l’exploitation de solutions d’archivage électronique, la norme ISO 11506 sur les méthodes d’archivage et de preuve des données électroniques et la norme ISO 15489 sur le records management. Le respect de ces normes garantit la valeur probatoire des documents électroniques lorsqu’il faut fournir des pièces justificatives (par exemple lors d’un contrôle administratif ou d’un audit) ou en cas de litige.

Rôle des coffres-forts électroniques

Les coffres-forts électroniques sont des espaces de stockage qui permettent de conserver en toute sécurité des documents électroniques (factures, contrats, bulletins de salaire, avis d’imposition, etc.) et de leur donner une valeur probatoire. Accessibles via Internet ils laissent la possibilité aux utilisateurs de définir les conditions de disponibilité et d’accessibilité aux documents. Il s’agit d’un moyen sûr et efficace pour centraliser, sécuriser, partager et archiver ses documents électroniques. Les coffres-forts numériques disposent de plusieurs outils (traçabilité, horodatage, cryptage renforcé, authentification forte…) destinés à renforcer la confidentialité et la sécurité des données.