Quels documents une entreprise doit-elle garder ?

Toute entreprise, quelle que soit sa taille, émet et reçoit différents types de documents dans l’exercice de son activité. La loi oblige les entreprises à conserver plusieurs documents pendant une durée minimale afin de pouvoir présenter des preuves en cas de litige, d’opération financière de grande envergure (par exemple une fusion) ou de contrôle a posteriori. Cette période de conservation obligatoire, appelée délai de prescription, varie selon la nature du document. Elle peut aller jusqu’à 30 ans dans le cas des contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou encore 90 ans pour les dossiers du personnel. Passé ce délai, il appartient à l’entreprise de conserver ou non ces documents.

L’archivage des documents, une obligation légale

Les périodes minimales de conservation des documents ne sont pas regroupées dans un seul ensemble de lois. Il existe plusieurs textes de référence tels que le Code de commerce, le Code du Patrimoine, le Code de la consommation, le Code civil, les Codes des assurances, le livre des procédures fiscales, le Code du travail et le Code de la sécurité sociale. Cette diversité s’explique par le fait que l’archivage concerne des documents appartenant à différents domaines (juridique, fiscal, commercial, comptable, social…).

Notons également qu’il n’y a pas que l’obligation légale à prendre en compte pour la conservation des documents. Une entreprise peut être amené à conserver ses documents pour des raisons juridiques, administratives, fonctionnelles ou encore historiques selon son activité.

 

Documents à conserver et durée de conservation

Type de document Délai de prescription
Documents comptables 10 ans
Police d’assurance 2 ans
Déclaration en douane 3 ans
Propriété intellectuelle (brevets, dessins, modèles) 5 ans
Dossier d’avocat De 5 ans à 30 ans
Contrat commercial 5 ans
Contrat d’acquisition ou de cession de biens 30 ans
Relevé bancaire 5 ans
Impôt sur le revenu 3 ans (à compter de l’année d’imposition)
Bénéfices (BIC, BNC, BA) 2 ans (à compter de l’année d’imposition)
Impôts sur les sociétés 2 ans (à compter de l’année d’imposition)
Impôts directs locaux 1 an (à compter de l’année d’imposition)
Taxes sur le chiffre d’affaires 3 ans (à compter de l’année d’imposition)
Compte annuel 10 ans
Statuts de la société 5 ans
Traité de fusion 5 ans
Bulletins de paie, salaires, primes, indemnités 5 ans
Charges sociales 3 ans