Toutes les étapes de la gestion de mes archives papier

Vous souhaitez externaliser vos documents papier et les confier à des archivistes experts ? Pour que l’archivage se déroule le mieux possible, il est nécessaire de bien déterminer vos besoins afin que nous élaborions les processus de prises en charge de vos archives les plus adaptés. Depuis l’audit documentaire de vos archives à leur destruction, voici les principales les étapes élaborées par Novarchive afin d’assurer la pérennité, la sécurité et la confidentialité de vos documents papier.

Audit documentaire et stratégie à adopter

Parce que chaque organisation a des besoins différents, le premier pas consiste à définir vos besoins et analyser les documents à archiver (nature des documents, degré de confidentialité, valeur probatoire), choisir le mode de conservation le plus approprié et adopter une stratégie d’archivage en conformité avec la législation en vigueur.

Elaboration des outils : inventaire, plan de classement, tableau de gestion…

Une fois votre stratégie définie, nos archivistes établissent avec vous un plan de classement et tableau de gestion personnalisé et construisent votre inventaire. Pendant cette étape, plusieurs détails sont abordés, notamment la durée de conservation des données.

Mise en conteneur et transfert des documents

Selon votre disponibilité, nos archivistes missions procèdent à la mise en conteneur et au transfert de vos documents au moment où vous l’avez décidé et dans le délai qui nous a été imparti. Vos archives sont, flashées pour être inventoriées ou inventoriées sur place puis transportées jusqu’au site de conservation dans des navettes sécurisées et géolocalisées.

Stockage et consultation des archives

Selon le mode de conservation choisi, vos archives sont stockées dans des conteneurs, en linéaire ou dans des salles spécifiques (sécurisée, à température et hygrométrie maitrisées, etc…). Nos sites sont entièrement clos et placés sous surveillance vidéo 24h/24 et 7j/7. L’accès est strictement contrôlé et seul le personnel autorisé et enregistré peut consulter les archives. Vous pouvez également commander des archives (par email, téléphone ou fax) ou à travers NOVADOC, le portail web de Novarchive.

Destruction des archives périmées

Une fois la période de conservation minimum légale dépassée, Novarchive vous recommande leur destruction. Après validation de votre part, vos archives sont broyées et recyclées soit de manière « classique » soit de manière sécurisée pour assurer jusqu’au bout la confidentialité de vos archives En cas de non validation, nous continuons à conserver vos archives dans les mêmes conditions.