Il existe plusieurs types d’archives physiques :

  • Les archives courantes sont les documents utiles au quotidien dans la gestion d’une entreprise. Elles sont facilement accessibles et se trouvent généralement dans les bureaux.
  • Les archives intermédiaires (ou dossiers clos) ne sont pas consultées tous les jours, mais elles sont conservées à proximité des bureaux en cas de besoin.
  • Les archives définitives sont les documents qui n’ont plus d’impératif de gestion et qui sont gardés à des fins historiques ou statistiques, dans un local spécifique.

Quel que soit leur emplacement, les archives physiques sont exposées à de nombreux risques.

Quels risques menacent les archives ?

Gare à la perte des données en cas de sinistre

Personne n’est à l’abri d’un sinistre tel qu’un incendie ou une inondation. Une telle catastrophe dans les locaux d’une entreprise peut suffire à détruire en quelques minutes toutes les documents papiers ou supports dans lesquels sont stockés des archives électroniques (CD, disques durs, serveurs et ordinateurs HS) accumulées depuis plusieurs années. Bien qu’il existe des coffres forts, des armoires étanches ou des serveurs de sauvegardes capables de résister à un sinistre, le risque de perdre une grande partie des archives est élevé. Par ailleurs, les documents les plus confidentiels peuvent être physiquement sur un bureau ou dans un tiroir au moment de l’incident. Conserver ses archives hors de l’entreprise, dans un entrepôt sécurisé et certifié, permet de diminuer ces risques, encore faut-il que le transport des archives ou les flux informatiques soit eux aussi sécurisés.

Le problème d’accès aux documents

Dans un monde où la connectivité et la mobilité vont de pair, l’accès aux archives physiques est un problème qui va devenir récurrent. Par exemple, un chef de projet BTP se trouvant sur un chantier ne peut pas consulter sur place tous les plans ou les images dont il a besoin, ce qui constitue un frein pour le projet en cours.
A l’inverse, les archives électroniques, souvent plus faciles d’accès, ne doivent pas l’être pour n’importe qui. Limiter l’accès à certains documents confidentiels est indispensable.

Le risque de perte ou de fuite des documents

Si l’entreprise n’a pas défini une bonne politique d’archivage, retrouver un document peut devenir un véritable casse-tête : départ d’un collaborateur, reprise d’un dossier, déménagement des services, salle d’archives entièrement remplie… Cela s’ajoute à la difficulté à maitriser les durées de conservation et les conditions de destruction des archives.
Or, en cas de litige par exemple, l’absence de preuve probante peut avoir de lourdes conséquences légales et financières pour l’entreprise.

Le manque d’espace destiné à la conservation des archives

Enfin, se pose tôt ou tard le problème de place notamment pour les archives physiques. Les documents s’accumulent rapidement et il est souvent nécessaire de « dédier » une ou plusieurs pièces (où le prix du mètre carré est élevé) pour conserver tous les documents papier. Cet espace dédié peut représenter un coût foncier parfois très élevé pour les entreprises en particulier celles situées dans des grandes agglomérations.