L’archivage des documents est un véritable défi pour les entreprises. Il permet de pérenniser l’activité, de protéger ses droits et de respecter la législation en vigueur. Cependant, les chefs d’entreprise hésitent souvent entre l’archivage externe ou interne. Les deux systèmes ont leurs avantages et leurs inconvénients, et leur coût varie d’une entreprise à une autre. Voici les différents critères à prendre en compte pour calculer le coût d’un archivage interne.
L'archivage interne, combien ça coûte ?

L’espace et le volume dédiés aux archives

Il est important de calculer la surface occupée par les archives (en mètre carré) ainsi que le volume de conservation (en mètre linéaire ou mètre cube). Il faut notamment tenir compte de la salle des archives, de la salle de tri ou de consultation, des bureaux du personnel et du local dédié à la destruction des archives. Il faut également pouvoir estimer le volume d’accroissement de conservation afin de déterminer quel volume supplémentaire sera nécessaire à la conservation des archives l’année suivante. Ne pas oublier bien sûr les autres coûts immobiliers  (électricité, assurances, taxes foncières, etc.).

Les coûts associés au matériel

Il ne suffit évidemment pas d’avoir une salle vide et quelques étagères pour conserver ses archives en interne. Vous devez déterminer tous les coûts engendrés par vos matériels de stockage ou de destruction tels que les fournitures d’archivage, les rayonnages mobiles, les scanners/photocopieurs, les broyeurs et les incinérateurs. Si un prestataire externe se charge de la destruction des archives, vous devez prendre en compte le coût de ce service.

Les charges de personnel

Pour calculer le coût total des charges de personnel liées à l’archivage interne, il faut connaître le nombre de personnes qui se consacrent à cette tâche. Si la conservation des archives est prise en charge par des employés qui remplissent aussi d’autres fonctions, il faut estimer le nombre d’heures moyen qu’ils dédient à l’archivage tous les mois. Sur la base de cette information et du salaire de chaque employé, vous pourrez ainsi établir le coût horaire moyen associé à l’archivage.

Le coût du non-archivage ou des erreurs d’archivage

Il convient également de prendre en compte le coût du temps passé à chercher un document pas ou mal archivé. Par exemple, les coûts de recherche peuvent être deux voire trois fois plus élevés si les archives ne sont pas inventoriées et classées au bon endroit. Un document perdu peut aussi générer des coûts potentiels (obligation de recommencer le travail, absence de preuve probante en cas de litige, etc.).

Le coût lié aux risques externes

Le risque de sinistre (incendie, inondation, etc.) doit être également pris en compte dans le calcul des coûts « cachés » d’un archivage interne.  Même si les assurances prennent en charge dans la majeure partie des cas les réparations des dégâts matériels, l’indemnisation des documents perdus ou à restaurer est souvent très faible.