Depuis quelques années, de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’archivage numérique. Cette démarche offre plusieurs avantages par rapport à l’archivage physique. Cela évite par exemple d’aménager un espace physique dédié aux archives, mais permet aussi un accès rapide aux archives (de son bureau ou en mobilité), facilite la recherche et élimine les coûts inhérents au traitement des documents papier (impression, manipulation, classement, reproduction, envoi).
La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) permet de regrouper et de référencer au sein d’un unique outil informatique les différents flux documentaires, et donc de faciliter le classement et réduire le temps de restitution des documents.

Qu'est-ce qu'un SAE ?

Un archivage durable des documents passe par un bon SAE

Le SAE est un outil de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation à moyen et long terme des documents pour une exploitation ultérieure.
Son but est d’assurer la confidentialité, l’intégrité, la pérennité, l’authenticité, la sécurité et la traçabilité des documents archivés.

  • Confidentialité : les documents archivés doivent pouvoir être accessibles aux seules personnes concernées.
  • Intégrité : les archives doivent être protégées par un système qui certifie que les documents conservés n’ont subi aucune modification et sont parfaitement lisibles.
  • Pérennité : la lisibilité des archives doit être garantie dans le temps. Le SAE doit inclure un processus de contrôle de lisibilité des archives pour faire face au problème d’obsolescence des supports/formats de stockage.
  • Authenticité : le SAE doit permettre de prouver que le document archivé est original.
  • Sécurité : les archives contiennent souvent des informations confidentielles. Un des grands enjeux du SAE est donc de faciliter l’accès aux données tout en les protégeant des éventuelles pertes ou intrusions.
  • Traçabilité : le SAE doit intégrer des fonctionnalités qui permettent de connaître toutes les actions effectuées sur un document (connexions, consultations, modifications, etc.).

Les avantages du SAE

Concrètement, la mise en place d’un SAE permet d’améliorer la gestion de vos archives, d’appliquer  une politique de gestion de documents ou « records management » fiable et d’assurer la sécurité de vos documents :

  • Archiver et classer de nouveaux documents
  • Consulter les archives existantes par des recherches simplifiées
  • Gérer le cycle de vie des documents
  • Intégrer des documents confidentiels ou probants à un coffre-fort électronique
  • Maitriser et tracer l’accès des personnes à vos documents

Le SAE vous permet d’avoir une vision plus large de votre gestion documentaire grâce au  suivi et à la traçabilité des documents : historique, rapport journalier, données statistiques.