Archivage interne ou externe ? Physique ou numérique ? A l’heure de choisir un système d’archivage, chaque entreprise doit identifier ses besoins. Il s’agit d’une tâche difficile qui requiert souvent l’assistance de professionnels : les archivistes. Cependant, quel que soit le mode d’archivage choisi, celui-ci doit répondre à un besoin fondamental commun à toutes les entreprises : la confidentialité des données. Pour assurer une protection maximale des archives, il est nécessaire de mettre en place des mécanismes de sécurité pour chaque étape du processus d’archivage.

ConfiComment assurer la confidentialité de ses archives ?dential documents

Des professionnels dignes de confiance

Il faut avant tout s’assurer de la fiabilité des collaborateurs à qui l’on confie ses archives. Pour offrir cette garantie, Novarchive fait par exemple signer, à ses employés un engagement de confidentialité avant de les embaucher, après s’être assuré que leur casier judiciaire était vierge La fidélité des salariés reste également un gage de probité.

Une prise en charge totale et rapide

Généralement, les équipes d’archivistes procèdent aux étapes d’inventaire, de mise en cartons et de retrait des archives sur une même journée, évitant ainsi que des archives à caractère confidentiel ne s’égarent ou ne tombent entre des mains inappropriées.
Chez Novarchive, les dossiers les plus sensibles peuvent être placés dans des chemises opaques garantissant la confidentialité même pendant la livraison ou la mise en carton.
Les étiquettes apposées sur les cartons ne comportent que des numéros et un code barre ce qui empêche d’en connaître le contenu par un simple regard (et rend même le client anonyme). Ces dernières sont scannés à chaque étape de la prise en charge pour assurer une traçabilité optimale : à tout moment, l’on peut savoir où se trouve un conteneur.

Un transport discret et ultra sécurisé

Une fois les archives retirées, le transport des archives peut s’effectuer dans un véhicule banalisé, à la demande du client,  pour éviter d’attirer l’attention. La préservation de l’anonymat renforce la sécurité des archives jusqu’au lieu de dépôt. Chacun de nos camions étant géolocalisé, son itinéraire peut être retracé et sa position connue.

Protection des archives dans les sites de conservation

L’accès aux archives dans les lieux de stockage est rigoureusement contrôlé par des systèmes de badge, de codes et de caméras. Par ailleurs, les sites de conservation répondent à des normes de sécurité strictes pour prévenir les intrusions, les vols et les incendies.

La confidentialité des archives numériques

Pour assurer la confidentialité des archives numériques, il est nécessaire d’adopter une solution d’archivage qui garantit l’accès et la traçabilité des documents. Sur Novadoc, l’accès aux archives est déterminé selon le plan de classement et l’organisation de la société. Un identifiant et un mot de passe sécurisé sont attribués à chaque utilisateur. Le document est ensuite contrôlé et tracé à chaque étape de son cycle de vie (consultation, modification, destruction, etc.). Tout mouvement quel qu’il soit, de la connexion à la consultation en passant par le téléchargement laisse une trace dans les journaux quotidiens, horodatés et chaînés.