Conformité avec la législation, meilleur fonctionnement de l’entreprise, réduction des coûts, intérêt historique : les raisons de conserver des archives privées et publiques ne manquent pas. Zoom sur les différents enjeux de l’archivage et de la gestion des archives (records management).

Pourquoi archiver ?

Les enjeux juridiques

La loi française oblige les entreprises et les pouvoirs publics à conserver leurs archives pendant une durée minimale. Ce délai de conservation, qui varie selon la nature des documents, peut aller jusqu’à cent-vingt ans. L’archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d’un contrôle. L’archivage permet également de se plier aux exigences légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Enfin, pour avoir une valeur probante, il est indispensable de pouvoir justifier de l’authenticité et de l’intégrité des archives.

Les enjeux de sécurité
L’archivage ne doit pas compromettre la sécurité des archives, en particulier celles qui contiennent des informations à caractère sensible. C’est pourquoi sécuriser les lieux de stockage des archives, physiques ou numériques, est une priorité. Les sites de conservation doivent par exemple être protégés des sinistres et des intrusions. Les solutions d’archivage numérique doivent quant à elles disposer de plusieurs outils de sécurité (mots de passe, pare-feu, traçabilité, etc.).

Les enjeux financiers

Le temps consacré à la recherche d’archives, le non-respect de la législation en vigueur et les logiciels obsolètes peuvent engendrer des coûts élevés. L’archivage professionnel induit un gain de temps par une meilleure efficacité dans la recherche des documents ainsi qu’un gain d’espace et une optimisation des coûts.

Les enjeux technologiques

La pérennité des données, l’interopérabilité entre les différents systèmes ou encore la réversibilité des formats sont des problématiques auxquelles sont confrontées la plupart des entreprises. Elles sont prises en compte par les systèmes d’archivage qui en font une priorité.

Les enjeux historiques

Certaines archives ont une grande valeur d’un point de vue patrimonial. D’ailleurs, certaines archives ne sont pas détruites en raison de leur intérêt historique et sont conservées dans le but d’être valorisées, que ce soit par des expositions dans des musées pour être consultées par des chercheurs, historiens, biographes, etc.