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Pour lancer un projet de numérisation, il convient de respecter certaines exigences archivistiques et obligations juridiques qui s’y rattachent, et ainsi sécurisé l’ensemble de ses documents.

Novarchive fait le point sur les principales composantes dont il faut tenir compte.

 

Renseigner les données de gestion du document

La numérisation des documents entraîne inévitablement la modification des règles de conservation des documents concernés dans l’inventaire.  Il est essentiel de bien défini au préalable les données suivantes : habilitations, durée de conservation, mode de consultation, format du fichier, etc.

Par défaut, ces informations peuvent reprendre les données de gestion du document papier original.

Établir un plan de classement

Les documents numérisés doivent être identifiables et repérables de façon à pouvoir être retrouvés à n’importe quel moment. Ils doivent, comme tout autre document, être inventoriés selon un plan de classement.

Garantir l’intégrité et valeur juridique

Un document possède une valeur juridique s’il est susceptible :

  • de produire des effets juridiques (exemple : un contrat)
  • d’être admis en preuve devant un juge

Ainsi, pour qu’un document numérisé ait la même valeur juridique que son original papier, il est nécessaire d’assurer son intégrité. Pour cela, le processus de dématérialisation doit non seulement pouvoir garantir que l’information est intégrale et n’a pas été altérée mais aussi que le support de l’information assure stabilité et pérennité à celle-ci.

C’est pourquoi il convient de définir un processus clair de numérisation afin de déterminer les tâches, les obligations juridiques et les exigences techniques (outils technologiques, procédé de transfert utilisés, contrôle de l’accès, mesure prises lors de la préparation des documents, etc.)

Cette procédure doit être conservée durant tout le cycle de vie du document numérisé, car elle constitue la seule preuve attestant des mesures prises pour assurer l’intégrité des documents.

Une déclaration de numérisation peut également être élaborée récapitulant pour chaque projet de numérisation les informations essentielles : quantité traitée, habilitation de la/des personne(s) en charge de la numérisation, date et lieu de la numérisation, format de numérisation, résolution utilisée, etc.

En cas d’absence de procédure de numérisation, la valeur juridique du document ne sera pas totalement garantie et il faudra alors conserver les originaux papier des documents numérisés.

Respecter les droits d’auteur

Qu‘il s’agisse de documents consultés ou non, il est important de s’assurer de détenir les droits d’auteur des documents avant toute opération de numérisation.

Cette règle est particulièrement importante lorsqu’il s’agit de documents patrimoniaux, historiques ou culturels.

Faciliter l’accès à l’information

L’utilisation d’un système d’archivage électronique hybride (SAE) est un axe à privilégier pour faciliter l’accès à l’information. Le SAE hybride permet de gérer aussi bien les documents papier, numérisés ou natifs électroniques. Il facilite la gestion à l’aide de métadonnées spécifiques et d’un moteur de recherche unifié.

Il est également essentiel de s’assurer que l’accès aux documents numériques est conforme à la politique d’archivage de l’entreprise. Là encore, le SAE permet de limiter l’accès par utilisateur selon les règles définies (consultation, modification d’un document, destruction, etc.)