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Contrairement aux idées reçues, il n’existe pas différents types d’archivage électronique mais bien un seul. Il existe cependant plusieurs types de solutions de gestion documentaire aux objectifs très différents. Ces solutions distinctes répondent aux multiples facettes de la gestion des documents et permettent d’en faciliter l’accès, de garantir leur conservation dans le temps, d’éviter l’obsolescence technologique et de garantir le respect de la législation en vigueur.
Pour ce faire, il existe trois principaux outils mis à la disposition des entreprises : la GED, le SAE et le coffre-fort électronique. Nous allons passer en revue ces solutions en clarifiant leurs différences et surtout en indiquant leur complémentarité.
La GED (gestion électronique de documents) est un outil informatique dont l’objectif est de gérer les documents vivants, c’est-à-dire en cours d’utilisation, pour la conduite quotidienne de l’entreprise. La GED est l’espace centralisé dans lequel les documents peuvent être stockés.
Une GED n’a pas vocation à assurer la conservation des documents en apportant des garanties sur leur authenticité, ni sur leur pérennité à long terme. Elle contribue à améliorer l’échange et la manipulation des informations au sein d’une entreprise, par exemple via la gestion des différentes versions d’un même document numérique. Les outils de GED peuvent également apporter des possibilités de mise en place de workflows, avec des processus de validation.
Le SAE (système d’archivage électronique) lui, va au-delà du simple stockage de données archivées. Il intègre toutes les règles de records management ou de gestion documentaire définies par l’entreprise (durée de conservation, types de document, niveau de confidentialité, etc.).
Il permet la conservation, la consultation et la restitution des documents et données électroniques sans limite de temps en garantissant leur intégrité et leur pérennité. Un SAE apporte toutes les garanties de conservation de documents, et doit répondre à la norme NF Z 42-013.
Le SAE permet de contrôler les accès et d’assurer la traçabilité et l’authenticité des archives, prérequis indispensables pour qu’un document électronique soit accepté comme élément de preuve judiciaire.
Le coffre-fort électronique est un élément du SAE. Il est d’ailleurs plus commun de parler de composant coffre-fort électronique ou numérique (CCFN), terme utilisé dans la norme NF Z 42-020. À l’instar d’un coffre-fort physique, il s’agit d’un espace ultra sécurisé destiné à protéger les documents et à conserver leur valeur probante. Le coffre-fort est souvent limité en termes de fonctionnalités qui font partie de la couche logicielle de SAE.
Les coffres-forts peuvent être utilisés par les entreprises pour proposer à leurs salariés de conserver leurs fiches de paie. Il ne comporte en revanche pas toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion des archives électroniques d’une entreprise.
Un coffre-fort numérique ou un SAE ne peuvent se substituer à une GED, car ils n’ont pas pour objectif d’assurer la gestion quotidienne « vivante » des documents.
