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Prise en charge de vos archives

Prise en charge de vos archives

Prise en charge de vos archives

La prise en charge de vos archives a pour objectif d’intégrer dans nos différents sites de conservation les archives récupérer sur le(s) sites client.

La prise en charge de vos archives est une opération qui se compose de plusieurs étapes : l’inventaire et le conditionnement de vos archives, l’enlèvement, le transport sur le site de conservation et l’intégration finale.

Inventaire de vos archives par nos archivistes experts

  • Construction de votre inventaire
  • Structuration votre archivage : élaboration d’un plan d’archivage personnalisé, reflet de votre activité de votre organisation
  • Identification de la typologie des documents par type de service
  • Détermination des durées de conservation retenues en corrélation avec la législation en vigueur
  • Mise en place des droits rattachés à chaque rubrique, notamment pour limiter les possibilités d’accès aux archives sensibles et confidentielles

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Conditionnement de vos archives

  • Conditionnement de vos documents dans nos boîtes d’archives adaptées à tous types et tous formats de documents. Ces boîtes sont ensuite placées dans des conteneurs d’archivage afin d’en assurer la sécurité durant le transport
  • Étiquetage des boîtes d’archives et des conteneurs d’archivage via un code barre personnel et détaillé afin d’assurer la traçabilité physique et informatique de vos archives

Enlèvement de vos archives

  • L’enlèvement de vos archives se fait directement dans vos locaux par nos équipes qui s’occupe de la manutention des conteneurs d’archivage suite au plan d’archivage et au conditionnement de vos documents réalisé par nos archivistes experts

 

Transfert de vos documents, de votre entreprise à nos site sécurisés

  • Transport de vos archives par navette sécurisée et géolocalisée vers le site de stockage le mieux adapté à vos besoins
  • Livraison sécurisée de vos consultations
  • Service d’astreinte 24/24 et 7/7 sur option

Navette sécurisée pour enlèvement d'archives

Intégration de vos archives

À la réception de vos archives sur notre site de stockage, nos équipes procèdent à 3 étapes :

  • Le contrôle de chaque conteneurs pour s’assurer de la qualité des étapes en amont (plan d’archivage cohérent, vérification des quantités…)
  • L’enregistrement informatique du code barre de chaque conteneurs pour assurer un suivi et une traçabilité constante
  •  Implantation de vos archives selon 3 modes de conservation (préalablement définit selon le besoin du client) : En conteneurs pour les archives peu ou pas consultées, en linéaire pour les archives très consultées ou en salles spécifiques  pour les archives sensibles

 

Intégration d'archives

Sécurité de vos archives

La sécurité de vos archives est assurée tout au long du processus d’archivage, du transport par navettes géolocalisées à leur intégration dans les travées de nos sites certifiés et sécurisés.

Sécurité de nos sites :

  • Système de télésurveillance 24/24, 7/7
  • Alarme anti-intrusion
  • Accès sécurisée aux sites
  • Sites clos dédiés exclusivement à la conservation d’archives
  • Conteneurs identifiables uniquement par codes
  • Système de détection et protection anti-incendie
  • Doublement du parc d’extincteurs

Pour en savoir plus sur la prise en charge de vos archives : cliquez ici



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