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Numérisation de documents

Archivage électronique de documents

Numérisation de documents

Inventaire des documents à numériser par nos archivistes experts

  • Réalisation votre inventaire avant dématérialisation
  • Tri, repérage et dégraffage des documents à numériser
  • Structuration de votre archivage : élaboration d’un plan d’archivage personnalisé, reflet de votre activité de votre organisation
  • Identification des entités émettrices et des types de document rencontrés
  • Indication des durées de conservation retenues en corrélation avec la législation en vigueur
  • Mise en place des droits rattachés à chaque rubrique, notamment pour limiter les possibilités d’accès aux archives dématérialisées particulièrement sensibles et confidentielles

Préparation des documents avant la dématérialisation

  • Identification des formats, de la qualité des supports et des différentes typologies rencontrées : La réussite d’un projet de dématérialisation nécessite une préparation sans faille et rigoureuse des documents

Numérisation des archives à dématérialiser

  • Numérisation de tous types de supports et de formats par nos scanners de production : Nous recherchons une qualité d’image optimale, par la sélection de scanners et logiciels de capture de dernière génération
  • Reprise d’historiques ou traitement des flux documentaires journaliers :  nos équipements permettent le traitement de fortes volumétries, ainsi plusieurs  milliers de documents par jour peuvent être numérisés et dématérialisés
  • Possibilité de numérisation in situ de documents sensibles à dématérialiser

Indexation des documents archivés à dématérialisés

  • Restitution d’une base d’indexation identifiant chaque document archivé et dématérialisé, en réponse au cahier des charges prédéfini
  • Structuration de votre base documentaire par l’identification automatique des types de document, et la collecte d’informations clés présentes dans chaque document

Deux types d’indexation des documents sont possibles :

  • Indexation automatique : Utilisation des logiciels LAD¹ les plus performants (exemples RAD² , OCR³, dans le respect de la norme NF Z 42-013)
  • Indexation manuelle par vidéo codage.

De nos jours, une forte tendance au process de dématérialisation est constatée au sein des entreprises. Novarchive s’engage à vous accompagner  et à répondre à toutes vos attentes sur vos projets de dématérialisation pour aboutir à une gestion optimale de vos documents  et un un gain de productivité pour votre organisation.

En intervenant en amont de votre projet de dématérialisation, NOVARCHIVE  vous aide à définir la meilleurs stratégie de gestion électronique de documents, à  planifier sa mise en œuvre et à accompagner le changement au sein de votre structure pour s’assurer de l’implication de tous les collaborateurs et de la réussite du projet.


¹ LAD – Lecture Automatique de Documents
² RAD – Reconnaissance Automatique de Documents
³ OCR – Optical Character Recognition – Reconnaissance Optique de Caractères



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