Autres documents

 

En matière d’archivage, les besoins diffèrent d’une entreprise à une autre et au sein d’une même entreprise. Les services RH, ont par exemple, intérêt à adopter un SAE pour dématérialiser les bulletins de paie et faire leurs télé-déclarations auprès des organismes sociaux. Pour les autres documents, en revanche, le choix du système d’archivage à mettre en place n’est pas si évident. Est-il préférable d’archiver en interne ou de faire appel à un tiers archiveur ? L’archivage électronique, qui connaît un essor considérable depuis quelques années, est-il toujours plus avantageux que l’archivage physique ? Voici quelques conseils qui vous aideront à mieux archiver vos documents.

Savoir choisir un système d’archivage qui répond véritablement à ses besoins

 Afin de mettre en place un projet d’archivage pertinent, une entreprise doit prendre en compte sa taille, son secteur d’activité, la nature et le degré de confidentialité des documents à archiver. Archiver n’est pas simplement synonyme de stockage. Un système d’archivage efficace, qu’il soit physique ou électronique, est un système qui assure la disponibilité, la pérennité, l’intégrité, l’authenticité, la non-répudiation et la traçabilité des données tout en garantissant leur confidentialité et le respect des normes juridiques relatives à l’archivage.

Il est important par exemple d’identifier les archives vitales et les documents engageants. Il faut également savoir distinguer :

–          Les archives courantes : documents habituellement utilisés par l’entreprise 

–          Les archives intermédiaires : documents qui ne sont plus d’usage courant, mais qui sont conservés temporairement pour des besoins juridiques ou administratifs 

–          Les archives définitives : documents conservés en cas de besoin dans la salle des archives

Contraintes et enjeux

Chaque service a une taille, des processus, des systèmes d’informations et des objectifs différents. Certains professionnels privilégient la confidentialité des données et la conformité, tandis que d’autres accordent une plus grande importance à l’accès et au partage des fichiers. Par conséquent, un ordre des priorités doit être établi avant d’adopter un système d’archivage.

Expertise Novarchive

Novarchive vous accompagne dans la gestion de ces documents : création d’inventaires spécifiques, définition des DUA (durée d’utilisation administrative), etc. En cas d’externalisation de vos documents comptables, nous vous garantissons une consultation rapide des documents originaux (qu’ils soient papiers ou électroniques) pour votre usage quotidien ou en cas de contrôle fiscal ou de contentieux.