Les services comptables émettent, reçoivent et actualisent quotidiennement des documents physiques et électroniques tels que les factures, les bons de commande et le livre d’inventaire. La conservation des pièces comptables est nécessaire pour justifier une activité et améliorer le fonctionnement d’une entreprise. A défaut, l’entreprise encoure de nombreux risques dont celui de voir sa comptabilité rejetée par l’administration fiscale (sanction fiscale).

Délai légal de conservation des documents comptables

Au regard de l’article L. 123-22 du Code de Commerce, les entreprises doivent conserver les documents comptables pendant au moins 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. Sont concernés :

  • les livres comptables (grand-livre, livre-journal, livre d’inventaire)
  • les factures (clients et fournisseurs)
  • les bons de commande
  • les bons de livraison

Les divers registres juridiques (procès-verbaux, assemblée générale, rapport des commissaires aux comptes, etc…) doivent être conservés pour un minimum de 6 années.

Les statuts doivent être conservés minimum 5 ans après la radiation de la société. Toutefois, il est recommandé de les archiver à vie.

Enfin, les déclarations fiscales (impôts sur les sociétés, déclaration de TVA, taxe sur salaires, cotisations foncière des entreprises etc…) et sociales (sécurité sociale, pôle emploi) doivent être conservées pendant 3 ans suivant l’année de la déclaration.

En cas de manquement à la loi et de non présentation des documents, les sanctions fiscales et pénales peuvent engendrer des coûts élevés (jusqu’à 45 000 euros et 5 ans d’emprisonnement.