D’après la Fédération Nationale Des Tiers De Confiance (FNTC), 200 millions de bulletins de paie sont remis aux salariés chaque année en France. Le volume de documents relatifs à la gestion du personnel (bulletins de paie, offres de formation, CV, lettres de motivation, etc.) encourage les entreprises à dématérialiser les documents RH, d’autant plus que leur conservation et la télédéclaration de certains documents auprès des organismes sociaux sont obligatoires. Le véritable défi pour les entreprises consiste à trouver une solution qui allie l’expertise de la dématérialisation et celle du métier RH.

L’archivage des ressources humaines, une stratégie globale

La gestion des documents RH est un problème émergent auquel est confrontée toute organisation. En raison de l’ampleur des enjeux financiers et juridiques, elle doit intégrer la politique globale de l’entreprise. Il existe aujourd’hui des solutions dématérialisées permettant de faciliter le traitement des documents RH dans toutes les étapes de leur durée de vie, depuis leur stockage jusqu’à leur destruction. Ces solutions répondent à des besoins bien spécifiques. Elles sont notamment conçues pour traiter des documents papier et numériques, et pour communiquer avec le système d’information des Ressources Humaines de l’entreprise (SIRH).

 Quels documents sont concernés?

Documents à conserverDélais de conservationTextes applicables
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)5 ansArt. L.3243-4 du Code Du Travail
Registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salariéArt. R.1221-26 du Code du Travail
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...5 ansArt. 2224 du Code Civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires3 ansArt. L.244-3 du Code de la Sécurité Sociale et Art. L.169 A du Livre des Procédures Fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait3 ansArt. D.3171-16 du Code du Travail
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation1 anArt. D.3171-16 du Code du Travail
Observation ou mise en demeure de l'Inspection du Travail
Vérification et contrôle du CHSCT
5 ansArt. D.4711-3 du Code du Travail
Déclaration d'accident du travail auprès de la Caisse Primaire d'Assurance maladie5 ansArt. D.4711-3 du code du travail