Documents ressources humaines archivage

D’après la Fédération Nationale Des Tiers De Confiance (FNTC), 200 millions de bulletins de paie sont remis aux salariés chaque année en France. Le volume de documents relatifs à la gestion du personnel (bulletins de paie, offres de formation, CV, lettres de motivation, etc.) encourage les entreprises à dématérialiser les documents RH, d’autant plus que leur conservation et la télédéclaration de certains documents auprès des organismes sociaux sont obligatoires. Le véritable défi pour les entreprises consiste à trouver une solution qui allie l’expertise de la dématérialisation et celle du métier RH.

L’archivage des ressources humaines, une stratégie globale

La gestion des documents RH est un problème émergent auquel est confrontée toute organisation. En raison de l’ampleur des enjeux financiers et juridiques, elle doit intégrer la politique globale de l’entreprise. Il existe aujourd’hui des solutions dématérialisées permettant de faciliter le traitement des documents RH dans toutes les étapes de leur durée de vie, depuis leur stockage jusqu’à leur destruction. Ces solutions répondent à des besoins bien spécifiques. Elles sont notamment conçues pour traiter des documents papier et numériques, et pour communiquer avec le système d’information des Ressources Humaines de l’entreprise (SIRH).

Quels documents sont concernés ?

Documents à conserver Délais de conservation Textes applicables
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans Art. L.3243-4 du Code Du Travail
Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié Art. R.1221-26 du Code du Travail
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... 5 ans Art. 2224 du Code Civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans Art. L.244-3 du Code de la Sécurité Sociale et Art. L.169 A du Livre des Procédures Fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans Art. D.3171-16 du Code du Travail
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation 1 an Art. D.3171-16 du Code du Travail
Observation ou mise en demeure de l'Inspection du Travail
Vérification et contrôle du CHSCT
5 ans Art. D.4711-3 du Code du Travail
Déclaration d'accident du travail auprès de la Caisse Primaire d'Assurance maladie 5 ans Art. D.4711-3 du code du travail

Expertise Novarchive

Novarchive vous accompagne dans votre gestion documentaire RH. Ainsi avec l’appui de nos archivistes experts Novarchive pilotera la gestion de vos archives RH tant physiques qu’électroniques grâce à des solutions simples, sécurisées et économiques.
Notamment grâce à la dématérialisation du nombre conséquent des documents papier liés à la gestion du personnel couplée à un système d’archivage électronique (SAE) hybride permettant une gestion de vos archives physiques et électroniques sur un unique portail web sécurisé.

Bénéfices de la dématérialisation des documents RH

Une bonne stratégie d’archivage des documents RH, qui inclut une solution dématérialisée, bénéficie tant à l’entreprise qu’aux salariés en termes de gain de temps et de réduction des coûts. Les documents classés peuvent être retrouvés plus rapidement et sont facilement accessibles à distance, puisque l’utilisateur n’a besoin que d’une connexion Internet, d’un identifiant et d’un mot de passe pour les consulter. L’élimination des coûts liés à l’impression et à l’envoi postal des documents papier génère des économies significatives pour l’entreprise. Par ailleurs, une bonne stratégie permet de respecter la législation en matière d’archivage (télédéclarations, durée minimale de conservation des archives).