Documents commerciaux

 

Des artisans aux multinationales, toutes les entreprises doivent archiver leurs documents commerciaux émis ou reçus dans l’exercice de leur activité pendant les durées de conservation déterminées. L’archivage permet de justifier son activité et de respecter la loi française en matière de conservation des documents. Mieux encore, il améliore la productivité car les documents se retrouvent plus rapidement ce qui permet aux équipes de se concentrer sur des activités à plus haute valeur ajoutée.

Délais de conservation des documents commerciaux

En France, la durée minimale de conservation des documents commerciaux est établie par le Code du Commerce, le Code Civil et le Code de la Consommation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature ou du type de documents.

Documents à conserverDélais de conservationTextes applicables
Contrats commerciaux5 ansArt. L110-4 du Code de Commerce
Contrats commerciaux10Art. L213-1 du Code de la Consommation
Contrats d'acquisition ou de cession de biens30Art. 2272 du Code Civil
Correspondances commerciales (bons de commandes, bons de livraisons)10 ans (à compter de la clôture de l’exercice comptable)Art. L123-22 alinéa 2 du Code de Commerce
Garanties2 ansArt. L218-2 du Code de la Consommation
Documents bancaires (relevés, talons de chèques)5 ansArt. L110-4 du Code de Commerce
Documents relatifs au transport de marchandises5 ansArt. L110-4 du Code de Commerce
Documents relatifs à la propriété intellectuelle (brevets)5 ansArt. 2224 du Code Civil
Factures clients / fournisseurs10 ans (à compter de la clôture de l’exercice comptable)Art. L123-22 alinéa 2 du Code de Commerce

L’importance de l’archivage

Une bonne gestion des documents commerciaux est essentielle pour améliorer le fonctionnement d’une entreprise, tout en garantissant un respect total de la législation. L’absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents demandés peut être lourdement sanctionné en fonction des circonstances (amendes allant de 1 500€ à 25 000€, sanctions pénale, etc…).

En cas de procès, d’audit ou de contrôle de l’Etat, l’entreprise peut être amenée à présenter les pièces justificatives. L’absence des documents demandés peut être lourdement pénalisée et peut, dans les cas les plus graves, conduire l’entreprise à sa dissolution.

Expertise Novarchive

Novarchive vous accompagne tout au long du process de gestion de vos documents commerciaux. Les documents commerciaux étant vitaux pour une entreprise (contrats commerciaux, contrat d’acquisition, de cession de biens etc…), il est important de maitriser son process de gestion des archives. Novarchive vous accompagne dans votre archivage de documents commerciaux, du versement à la destruction en passant par la dématérialisation de ces derniers à travers ses solutions simples et économiques.