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 Numérisation et archivage électronique de plus de 190 000 documents

Le client

Médias français crée en 1975, notre client est la première chaîne européenne en termes d’audience et de masse salariale. Le groupe emploie 3 400 collaborateurs, et a réalisé en 2013 un chiffre d’affaires de 2,091 milliards d’euros.

Les besoins

Client historique de Novarchive, ce média fait appel aux solutions d’externalisation pour la conservation physique de ses archives depuis plus de 25 ans. Afin d’apporter une meilleure réactivité et qualité de service à ses collaborateurs internes, notre client souhaitait réorganiser et moderniser les « process » de traitement de ses dossiers en les dématérialisant. Trois services de la chaîne étaient concernés (le marketing, l’administration des ventes et les droits audiovisuels), avec pour chacun d’importantes spécificités documentaires. Au total, il s’agissait de traiter plus de 2 700 classeurs et dossiers représentant environ 190 800 pages.

La réponse de Novarchive

Novarchive a proposé une solution globale pour ce projet incluant :

  • le transfert et la numérisation des documents
  • le traitement des archives numérisées

Après un conditionnement et un transfert sécurisé des documents, Novarchive a procédé dans son atelier de dématérialisation à la préparation des archives avant la numérisation : classement, dé-agrafage,  dé-doublonnage, etc…

Le travail de numérisation a été réalisé en trois étapes  (une pour chacun des services concernés)

  • le service marketing tout d’abord, où plus de 4 800 documents ont été numérisés (des plaquettes de films ainsi que de lourds documents couleurs HD notamment) ;
  • le service ADV ensuite, avec le traitement de décomptes d’exploitation ou documents administratifs, représentant environ 18 000 pages.
  • le service Droits audiovisuels enfin, avec la numérisation de contrat de production, documents juridiques et financiers hautement confidentiels.

Novarchive a effectué en amont de chaque traitement un test sur un échantillon de documents permettant de valider les résultats demandés.

Suite à la numérisation, Novarchive a pris en charge les archives pour leur intégration (inventaire, saisie des métadonnées) dans nos dépôts ou dans Novadoc, le système d’archivage électronique de Novarchive. Certaines archives  ont été restituées sur disque dur et d’autres détruites de manière confidentielle.

Les résultats et bénéfices clients

  • Pérennisation des documents originaux et préservation de leur valeur probatoire
  • Accès simple et sécurisé à l’information par le portail Novadoc
  • Respect de la confidentialité des documents