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Prise en charge d’un important fonds d’archives

Le client

Notre client est l’un des principaux cabinets d’audit financier, d’expertise-comptable, de fiscalité et de services transactionnels dans le monde. Il emploie près de 200 000 collaborateurs et son chiffre d’affaires est évalué à plus de 27 milliards de dollars en 2015.

Les besoins

Le cabinet d’audit financier souhaite regrouper l’ensemble de ses archives françaises chez un prestataire unique. Reparti sur une dizaine de sites, le volume total du fonds d’archives représente plus de 40 000 conteneurs soit environ 2 400 mètres linéaires.

Novarchive est alors chargé d’effectuer cette reprise en s’assurant du transfert sécurisé du fonds d’archives et de réaliser les opérations de conditionnement et de reprise d’inventaire.

Des versements d’archives devant aussi être fait régulièrement par les utilisateurs, une solution de gestion des archives en ligne devra également être proposée.

La réponse de Novarchive

Pour mener à bien ce projet, Novarchive a planifié de nombreux transports logistiques (près d’une soixantaine) pour effectuer la reprise des archives sur les sites de Lyon, Marseille, Nice, Montpellier, Bordeaux, Toulouse, Strasbourg, Lille et Nantes.

Grâce à son réseau national, Novarchive a ensuite pu répartir les archives sur l’ensemble de ses dépôts de manière à assurer les consultations quotidiennes et les versements annuels de manière cohérente et efficace.

Ce projet a nécessité une importante logistique, plusieurs réunions du comité de pilotage et de nombreuses ressources humaines tant pour le transfert sécurisé du fonds d’archives que pour sa prise en charge dans les dépôts (intégration, numérisation, traitement des inventaires, intégration paramétrage, etc.) jusqu’à la mise à disposition sur le portail sécurisé Novadoc.

Au total, la mission a été réalisée en 10 semaines environ.

Les résultats et bénéfices clients

  • Uniformisation du tiers-archiveur sur le territoire français
  • Mise en place d’un portail de gestion d’archives convivial et simple d’utilisation

« La solution proposée par Novarchive a permis de structurer de façon efficace nos archives, en assurant une répartition géographique en phase avec nos besoins.»

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