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Assurer une nouvelle organisation suite à un déménagement d’archives

Le client

Notre client est une société spécialisée dans la logistique, l’express, le transport routier, la messagerie, et le commerce transitaire. Elle emploie plus de 30 000 personnes et est présente partout dans le monde. Avec un chiffre d’affaires annuel de près de 7 milliards d’euros en 2015, cet acteur se classe parmi les plus grande entreprises de la chaine logistique.

Les besoins

En raison du déménagement vers son nouveau siège social, notre client a sollicité Novarchive  pour la prise en charge de son fonds d’archives conservé jusqu’à présent en interne. Les nouveaux locaux ne pouvant accueillir une salle d’archives, notre client devait choisir d’externaliser son fonds.

Les quantités d’archives représentaient :

  • Plus de 900 mètres linéaires en salle d’archives ;
  • Environ 730 mètres linéaires dans les services.

Ces archives concernaient plusieurs services: la comptabilité, la trésorerie, les services juridiques, la logistique, l’approvisionnement, la communication…

En parallèle de la prise en charge des documents, ce projet nécessitait aussi un réel accompagnement des collaborateurs dans la préparation et le tri de leurs documents.

La réponse de Novarchive

En amont du déménagement, Novarchive en partenariat avec Paprec La Corbeille Bleue, a organisé et supervisé plusieurs « Cleaning day » (journée dédiées au tri, classement et à l’archivage des documents). Un accompagnement et un guide d’archivage ont également été proposés aux collaborateurs. Ce manuel reprenait les étapes clés du déménagement et les démarches à effectuer en amont de la prise en charge : tri, classement, préparation des documents à éliminer, conditionnement des documents à conserver, etc.

Suite à cette préparation, Novarchive est intervenue pour une mission d’inventaire et la prise en charge d’environ 200 m3.

Pour assurer une gestion facile des archives pour les équipes, le portail sécurisé Novadoc a été mis en place, avec une consultation et restitution physique des unités-archives à la demande et service de livraison des documents, en 24 heures ou en 3 heures.

L’outil Novadoc permet également de gérer les dates utiles de conservations de documents et de programmer leur destruction confidentielle.

Les résultats et bénéfices clients

  • Accompagnement des équipes pour le tri, l’élimination et le conditionnement de leurs archives
  • Sécurisation du fonds documentaire dans un dépôt adapté à la conservation de documents
  • Facilité d’accès à l’information : consultation et gestion des archives en ligne
  • Protection de la confidentialité des archives par des accès individuels et sécurisés

« L’accompagnement des équipes a été précieux pour les convaincre des enjeux de ce projet. Les objectifs étaient multiples et permettaient à termes d’optimiser les espaces de travail, d’homogénéiser la gestion des documents en interne, d’assurer une gestion pérenne des archives et de couvrir les risques liés à la perte d’informations. Grâce à cette préparation, le déménagement de nos archives s’est fait sans accroc. »

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