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Demande de devis
Mise en place d’un Système de management qualité

Le client

Louis Vuitton, maison française fondée en 1854, est spécialisé en maroquinerie de luxe et, depuis le début des années 2000, de prêt-à-porter. Elle fut à l’origine de la création du groupe LVMH en 1989, lors d’un rapprochement de la marque avec le Champagne Moët & Chandon. Louis Vuitton a réalisé en 2014 un chiffre d’affaires d’environ 10 milliards d’euros en 2015.

Les besoins

Notre client, acteur du luxe reconnu mondialement, a sollicité Novarchive pour revoir l’organisation de sa politique de Records Management. Il devait mettre en place au sein de ses services un Système de management de la Qualité (SMQ) pour ses flux documentaires. L’objectif était de rassembler et d’archiver l’ensemble des documents produits par les créateurs et services de production au service patrimonial, afin de faciliter  leur diffusion et leur consultation auprès des autres services.

Le projet final devait amener notre client à utiliser un SMQ fiable et efficace, et lui permettre de le faire certifier en interne par un organisme accrédité.

La réponse de Novarchive

Les consultants  de Novarchive qui se sont penchées sur le cas Louis Vuitton avaient trois objectifs principaux :

  • Définir un système management de la qualité permettant de cadrer les processus de remise de documents ;
  • convaincre et rassurer les créateurs et autres services producteurs d’archives de l’importance de confier leur production documentaire ;
  • alimenter la base d’informations du service patrimoine des documents non archivés selon les nouvelles règles définies.

La mission participait aussi à pérenniser les archives des collections historiques et de favoriser le partage d’informations pour les créateurs.

Pour cela, lors d’une 1ère phase, un audit complet a été mené par nos équipes sur le système actuel. L’analyse a été portée sur :

  • Les procédures et modes opératoires
  • Le niveau de sécurité et de confidentialité
  • Le niveau de garantie de pérennisation des archives
  • Le niveau d’exhaustivité
  • La facilité d’utilisation

Les  éléments recueillis ont permis à nos archivistes d’établir un rapport d’état et un diagnostic Qualité puis de poursuivre le projet avec la mise en place de nouveaux processus : dépôt de documents, dématérialisation, consultation et destruction. Une charte d’archivage a également été produite pour encadrer l’ensemble du SMQ.

Novarchive a ensuite réalisé la prise en charge de différents fonds documentaires et leur intégration dans la base d’informations du service patrimoine.

Au total, la mission s’est étendue sur 13 mois, et a été assurée par deux archivistes (un Records management, en charge de l’application du plan d’amélioration continue, et un technicien, qui devait préparer les archives à l’indexation), encadrés par un chef de projet.

Les résultats et bénéfices clients

  • Pérennisation des archives patrimoniales (exhaustivité, sécurité)
  • Meilleur accès à l’information pour l’ensemble des services
  • Des processus pour la circulation des documents et la définition des rôles plus efficaces
  • Un SMQ conforme aux exigences de la norme NF Z 40-350
  • Un fonctionnement homogène gage d’une meilleure productivité dans le travail

« Grâce au travail de Novarchive, notre maison dispose d’un Système de management qualité solide, auquel n’ont pas hésité à contribuer nos créateurs. »

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