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Mise en œuvre d’une nouvelle gestion efficace des archives

Le client

Les taxis G7 ont été créés le 4 mars 1905. Aujourd’hui encore, il s’agit de la plus importante compagnie française de taxis avec près de 12 000 taxis affiliés au Groupe Rousselet. L’entreprise propose de nombreux services qui répondent aux besoins particuliers de ses clients : Club Affaires, Service Plus, G7 Horizon, MaxiCab et MaxiCab VIP, Family Cab et GreenCab.

Les besoins

A l’initiative du projet, le déménagement du service « Relation Chauffeurs » contraint la société de taxis à externaliser ses archives puisqu’il n’est pas prévu de transférer le fonds documentaire dans les nouveaux locaux. Toutefois, les documents étant peu accessibles et basés sur un plan de classement obsolète, ce transfert a aussi pour objectif d’optimiser la gestion des documents par la mise en place d’un outil de GED.

Novarchive a pour missions de réaliser des outils de gestion efficaces (plan de classement et tableau de gestion), de mettre en place de procédures de records management et de prendre en charge les 7 500 dossiers chauffeurs avant le déménagement.

Quatre objectifs sont identifiés pour ce projet :

  • Libérer des surfaces de stockage et réduire les doublons pour maitriser les coûts
  • Apporter une visibilité sur le fonds et permettre de maitriser la production documentaire par des opérations de tri régulières
  • Tracer les documents de leur création à leur destruction
  • Contrôler la présence des documents engageants juridiquement pour le client

La réponse de Novarchive

Novarchive effectue une analyse de l’existant puis construit les processus finaux  en prenant en compte le rôle et l’impact de l’outil de GED à tous les niveaux. Il s’agit notamment de mettre en place des processus optimisés et définir les accès et droits des utilisateurs (consultation, modification,  destruction, etc….).

Les documents sont ensuite externalisés dans les dépôts Novarchive et archivés selon 2 méthodes :

  • les dossiers peu consultés ou plus anciens sont conservés directement au format papier
  • les documents les plus consultés sont numérisées (environ 500 000 pages), leur fichier électronique est intégré dans l’outil de Ged et le support papier conservé physiquement

La gestion courante des dossiers s’effectue par une interface web où les utilisateurs retrouvent l’ensemble de leurs documents papiers et électroniques. Les accès à cette interface ainsi que les mouvements des documents sont rigoureusement tracés pour une plus grande sécurité.

Les résultats et bénéfices clients

  • Accès aux données via un outil de GED
  • Gain de place
  • Sécurité assurée par les règles de conservation mises en place (accès, délai de conservation, confidentialité)
  • Outil de GED unifié où se retrouvent toutes les archives pour faciliter la gestion au quotidien
  • Coûts de numérisation optimisés

« Novarchive a parfaitement su nous guider et nous accompagner. Sa mission est très bien passée auprès de  nos opérationnels, qui ont apprécié le côté humain et vulgarisateur de ses équipes » Vincent Stammbach.

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