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Mise en place d’un logiciel permettant une gestion autonome des archives

Le client

Notre client est une association à but non lucratif, médicale, militante et de solidarité internationale. Elle s’engage depuis plus de 30 ans à soigner les populations les plus vulnérables, à témoigner des entraves constatées quant à l’accès aux soins et à essayer d’obtenir des améliorations durables dans le domaine de la santé.

Les besoins

Dans le cadre de son projet de réorganisation de sa politique d’archivage, le client souhaitait optimiser la gestion de ses archives existantes en référençant, sécurisant et favorisant l’accès à l’ensemble de ses documents.

Le fonds d’archives était déjà conservé dans les locaux de Novarchive. En termes de volumes, les archives représentaient plus de 3 400 conteneurs et près de 400 consultations à l’année. Le fonds documentaires était surtout constitué d’archives comptables, de dossiers patients ou encore de dossiers reprenant des missions en France et à l’international.

La réponse de Novarchive

Pour répondre au besoin de notre client, Novarchive a proposé l’utilisation de Novadoc, le portail sécurisé de Novarchive.

Deux objectifs ont présidé pour l’installation de cette solution : la gestion unique au sein des services et l’utilisation d’un logiciel permettant de gérer ses archives simplement et depuis n’importe quel endroit.

Après une première étape d’élaboration des plans de classement, des procédures et du référentiel commun, l’inventaire du fonds d’archives a été intégré dans Novadoc.

Les utilisateurs ont ainsi pu accéder à leur interface de gestion des documents en ligne de manière sécurisée. De manière autonome, ils peuvent ainsi :

  • demander à consulter des archives existantes ;
  • demander à réintégrer les archives en cours de prêt ;
  • demander une intervention : prise en charge, livraison de fournitures…
  • programmer la numérisation de document pour pouvoir le consulter en ligne ;
  • gérer les droits d’accès des utilisateurs selon le plan de classement ;
  • générer un reporting des statistiques d’activité.

Les résultats et bénéfices clients

  • Un accès simple et sécurisé des archives par les utilisateurs, consultable partout en France
  • La préservation des archives papiers conservées dans des dépôts adaptés
  • L’hébergement sur serveur sécurisé des documents numérisés

« Avec Novadoc, nous gérons plus facilement nos versements dans le fonds d’archive, et nous pouvons le faire de façon totalement autonome. »