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Mise en place d’un web service entre deux systèmes d’archivage électronique

Le client

Présent à l’international, notre client est aussi l’un des principaux laboratoires français, avec près de 10 000 collaborateurs. Il est spécialisé dans la santé et la beauté.

Les besoins

Client chez Novarchive depuis 2009, ce laboratoire nous confie la gestion et la conservation de l’ensemble de leurs archives. 

En 2012, notre client a souhaité développer son propre Système d’Archivage Electronique interne (SAE), afin d’y apporter des spécificités propres à son activité. L’outil devait permettre d’effectuer des recherches de document très précises contenant des données ultra confidentielles que le client ne souhaitait pas confier à un tiers.

Novarchive est donc intervenu dans ce projet  pour permettre l’interopérabilité (la connexion) entre le nouveau SAE interne du client et le SAE Novadoc, qui  gère l’ensemble du fonds documentaire conservé chez Novarchive.

Afin d’éviter une double saisie aux collaborateurs lors d’une recherche de documents, il était nécessaire que les deux logiciels puissent communiquer entre eux de manière autonome.

La réponse de Novarchive

Une étroite collaboration entre les développeurs de Novarchive et le service informatique de notre  client a permis l’interconnexion des deux systèmes d’archivage électronique. Novadoc étant une solution entièrement développée par Novarchive, nos équipes maitrisaient son paramétrage de bout en bout.

Le groupe de travail a ainsi validé plusieurs étapes avant de permettre le développement de la solution sur-mesure :

  • établir une description fonctionnelle  présentant les données échangées ;
  • construire un schéma de processus (workflow) décrivant le déroulement  des échanges des données et la gestion des erreurs ;
  • déterminer la technique d’échange (en l’occurrence l’email sécurisé) ;
  • fusionner les plans de classement des SAE interne et externe.

Ensuite, les équipes ont procédé à une phase de test d’environ 12 jours, recréant  deux environnements identiques aux futures interfaces, pour mesurer  l’interopérabilité des systèmes. Suite à la validation de ces étapes, le développement du SAE a pu être lancé.

Interconnexion entre le SAE client et le SAE Novadoc

(Cliquez sur l’image pour l’agrandir)

Les résultats et bénéfices clients

– facilité de recherche pour l’utilisateur final qui effectue sa demande de consultation en interne et reçoit ses documents de la part de Novarchive

– fiabilité de l’interopérabilité des systèmes

– traçabilité permanente de l’ensemble des mouvements réalisés (DDC, versement, DDR, etc …)

– automatisation des systèmes.