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Demande de devis

organisation du fonds d’archives suite à un déménagement

Le client 

Puissant groupe du secteur de l’habillement et des accessoires « Luxe » et « Sport & lifestyle » fondé en 1963, notre client développe un ensemble de 20 marques avec une présence dans plus de 120 pays. Ce groupe côté en bourse (CAC 40) compte plus de 38 000 collaborateurs pour un chiffre d’affaires de 11,5 milliards d’euros en 2015.

Le contexte 

Dans le cadre de son déménagement, notre client souhaitait profiter de cette occasion pour réorganiser son fonds d’archives. Les archives étaient structurées avec un plan de classement très vieux et inchangé depuis 2001, qui répertoriait des services supprimés ou n’intégrait pas les nouveaux. De plus, la gestion des archives se faisait à l’aide de plusieurs outils de gestion qui étaient devenus obsolètes face aux nouvelles solutions du marché, (notamment  avec l’émergence de la dématérialisation et de l’archivage électronique).

Les besoins 

  • Refonte de la politique d’archivage et externalisation

Le client s’est tourné vers Novarchive afin d’être accompagné dans la restructuration de sa politique d’archivage. D’une part, externaliser les documents peu ou pas consultés, et d’autre part, conserver en interne uniquement les documents les plus utilisés.

  • Modernisation de la gestion des archives

En choisissant Novarchive, le client souhaitait également moderniser et simplifier ses outils de gestion des archives en mettant en place un outil unique et commun à tous les services permettant d’assurer un archivage physique et électronique des documents.

Cette opération représentait un volume d’archives de près de 1 200 mètres linéaires.

La réponse Novarchive 

Pour mener à bien ce projet, Novarchive s’est appuyé sur une équipe d’archivistes experts chargée de mettre à jour le plan de classement, actualiser les services et l’organisation interne et affecter chaque document au bon endroit.

Suite à cette restructuration, le client a externalisé une partie de ses archives physiques et électroniques dans nos sites certifiés et serveurs sécurisés.

D’autre part, afin de permettre à notre client de gérer efficacement son inventaire, de préparer ses versements et d’effectuer ses demandes de consultations (près de 90 en moyenne par an), un accès au Système d’Archivage Électronique (SAE) Novadoc a été mis en place pour l’ensemble des équipes. Cet outil, disponible 7j/7, 24h/24 et accessible depuis n’importe quel endroit propose également une gestion documentaire simple et hybride en intégrant aussi bien les archives physiques qu’électroniques.

Une fois la création des comptes effectuée, notre client avait donc la possibilité d’accéder aux fonctionnalités suivantes :

  • Consultation électronique et physique
  • Versement électronique et physique
  • Réintégration physique
  • Destruction électronique et physique
  • Commande de fourniture d’archivage
  • Reporting

Enfin, pour accompagner l’ensemble des équipes dans la prise en main du logiciel, plusieurs sessions de formation ont été menées auprès des utilisateurs finaux et des « administrateurs » client.

Les résultats et bénéfices clients 

  • Gestion unifiée des archives physiques et électroniques
  • Consultation des documents via un seul outil quelque soit le service
  • Allégement de la masse documentaire présente dans les locaux
  • Modernisation de la gestion des archives grâce à notre SAE Novadoc
  • Sécurisation des données

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