Service de destruction de documents confidentiels

Au sein de votre entreprise, les documents importants s’accumulent rapidement? Lorsque les délais légaux de conservation de ces archives papier ou numériques sont échus, il convient de s’en débarrasser. Novarchive vous propose un service de destruction de documents confidentiels.

Vous êtes dans le secteur bancaire, de la santé, industriel, juridique? Vous exercez une profession libérale ? Nous vous accompagnons, en toute discrétion, dans toutes les étapes de destruction professionnelle de vos documents confidentiels. Vous évitez ainsi qu’ils ne tombent dans de mauvaises mains.

 

La durée de conservation des archives et des documents confidentiels

Depuis 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a été mis en place par l’Union européenne pour encadrer le traitement et l’utilisation des données personnelles par les entreprises publiques et privées. Le but de ce règlement est de protéger la vie privée des citoyens. En complément du RGPD, la législation française définit aussi des durées de conservation des archives confidentielles physiques et électroniques. Voici quelques exemples :

  • Les documents de gestion de paie de vos salariés : 5 ans ;
  • Les données de vos clients : 3 ans à partir de la fin de la relation d’affaires ;
  • Les données de vos prospects : 3 ans après le dernier contrat.

Novarchive a mis en place un système de pilotage des durées de conservation des documents qui nous sont confiés. Vous êtes ainsi automatiquement alerté dès que la durée légale d’un document ou d’un groupe de document est dépassée, ce qui vous permet soit de décider de conserver les documents soit de les détruire via un processus de désarchivage et de destruction de documents confidentiels.

 

Pourquoi sécuriser l’élimination des documents confidentiels ?

La destruction de document ou d’archives confidentielles ne se fait pas en jetant simplement à la poubelle en raison des risques immédiats de fuites d’informations, avec toutes les conséquences que cela peut engendrer en termes d’espionnage industriel ou l’usurpation d’identité.

Pour assurer la sécurité de vos informations, l’élimination de vos archives confidentielles doit se faire de telle manière que leur reproduction soit impossible. Le service de destruction de vos documents confidentiels reste la solution la plus adaptée et la plus efficace.

 

Le processus de destruction de vos archives confidentielles

Une fois que la durée de conservation de vos archives confidentielles est échu et que vous souhaitez les détruire, nous vous proposons la collecte et la destruction sécurisée :

  • Nous établissons avec vous la liste des documents à détruire ;
  • Ceux-ci sont transportés de manière sécurisée jusqu’à leur lieu de destruction. Nos camions sont équipés de traceurs géolocalisés ;
  • Le site de destruction de vos données confidentielles est soumis à un haut niveau de sécurité : l’accès y est contrôlé 24 heures sur 24 ;
  • Vos documents confidentiels sont déchiquetés par des broyeurs capables de traiter de gros volumes. Ils sont manipulés par du personnel soumis à la plus grande discrétion ;
  • Enfin, vos archives broyées sont mises en balles et amenées vers une papeterie pour être transformées en pâte à papier.

Lorsque ce processus sécurisé se termine, Novarchive vous remet un certificat de destruction qui prouve que vos documents confidentiels à détruire ont bien été réduits en confettis et recyclés. Il s’agit de votre garantie du respect de la confidentialité durant tout le processus.

Vous souhaitez en apprendre plus sur notre service de destruction de documents confidentiels ? Contactez Novarchive sans plus attendre.

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