Service de destruction d’archives administratives

Au sein d’une administration, les archives s’accumulent vite. C’est pourquoi, lorsque les délais légaux de conservation arrivent à échéance, il devient nécessaire d’engager un processus de destruction sécurisé de ces dernières. Novarchive, spécialiste du sujet depuis 30 ans, vous accompagne dans vos démarches d’élimination de vos archives administratives.

 

Pourquoi est-il nécessaire de détruire ses archives administratives ?

Une bonne gestion interne

Afin de garantir la bonne gestion des services administratifs d’une entité, il est indispensable de régulièrement procéder à la destruction des archives administratives. Cela permet notamment aux agents qui y travaillent d’exercer leur métier de manière efficace en ne conservant que les documents qu’il est important d’archiver.

 

Une élimination régie par la loi

En effet l’élimination des documents administratifs doit suivre une procédure particulière définie dans le Code du Patrimoine. L’article L. 212-2 détermine que les règles d’élimination sont fixées par accord entre l’autorité qui a produit ou reçu ces données et l’administration référente de ces archives.

Après que l’autorité ait sélectionné les archives à éliminer, la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat de ces archives (Archives départementales, Ministères ou le Service interministériel des Archives de France) pourra autoriser ou refuser leur destruction. Les deux autorisations d’élimination des archives (celle de l’autorité et celle de la personne chargée du contrôle) doivent enfin être partagées à l’entreprise qui est chargée de la destruction des archives administratives.

 

L’élimination des documents administratifs

Les types de documents administratifs

Les administrations conservent de nombreux documents qui n’ont plus de raison de l’être. Pour éviter une accumulation, il faut :

• Tenir compte du type de document pour lesquels les règles diffèrent (Circulaire DGP/SIAF/2014/006, Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018, etc.)

• Déterminer les durées d’utilité administratives (DUA) de chaque documents produit. A chaque typologie de documents est associé :

○ Une durée plus ou moins importante de conservation
○ Un sort final

• Réaliser un tri des archives dont les durées de conservation sont échues entre celles à conserver et celles à éliminer

 

Document de gestion des archives

Les Archives départementales impose la mise en place d’un “document de gestion des archives”. Celui-ci doit reprendre, pour chaque document archivé, sa durée de conservation prévue ainsi que on sort final (élimination ou sa conservation plus longue) définit par les circulaires et instructions du SIAF (Service interministériel des Archives de France). Il permettra de même de pouvoir avoir une vue d’ensemble afin de respecter les différentes durées de conservation légales.

 

Déroulement d’une procédure de destruction d’un document administratif

Au niveau administratif, la procédure d’élimination des archives administratives suit des règles bien définies :

  1. Il faut commencer par clairement identifier les archives à éliminer et rédiger un bordereau d’élimination.
  2. L’administration productrice des documents doit valider les archives à éliminer
  3. Celui-ci est ensuite envoyé aux Archives départementales ou à l’Administration chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat des archives
  4. Lorsque le visa d’élimination du document est accordé, l’administration peut alors contacter une entreprise de destruction comme Novarchive.

Service de destruction d’archives administratives

Un service sécurisé

Novarchive vous propose la destruction de vos archives administratives après obtention de l’autorisation de destruction. Toutes les étapes d’élimination s’effectuent de manière sécurisée afin de garantir la confidentialité de vos documents. Novarchive se charge de collecter vos documents à détruire et de les acheminer par camions géolocalisés jusqu’à leur lieu de destruction. Tout au long du processus, un haut niveau de sécurité permet de maintenir la confidentialité de vos documents.

 

Une seconde vie pour le papier

Des broyeurs manipulés par des opérateurs soumis à des règles de discrétion détruisent vos documents. Ils sont alors mis en balles et transportés vers une papeterie qui se chargera de leur donner une seconde vie en les transformant en pâte à papier. Après la destruction des documents, vous recevrez un certificat de destruction à remettre aux Archives départementales ou à l’Administration chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat des archives. Ce document est la preuve du bon déroulement de l’opération d’élimination de vos archives administratives.

 

Autres services

Novarchive vous propose également de réaliser une dématérialisation de vos documents pour une accélération de processus tout en assurant une sécurité tout au long du traitement. Vous avez des questions concernant l’élimination de documents confidentiels ? Vous souhaitez en apprendre plus sur Novarchive et ses différents services ? Pour toute question, n’hésitez pas à nous contacter, nous vous répondrons dans les plus brefs délais afin de vous aider, en fonction de votre domaine d’exercice.

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