Bulletin de paie électronique : comment assurer sa conservation ?

Bulletin de paie Novarchive

Tout comme sa version papier, le bulletin de paie dématérialisé doit être conservé en toute sécurité et mis à disposition de chaque employé jusqu’à sa retraite. Un double du bulletin de paie doit de son côté être gardé au sein de l’entreprise.

Voici plus d’informations sur l’un des meilleurs moyens de stockage qui permettra, à coup sûr d’assurer une parfaite conservation des bulletins de paie numériques et de garantir leur intégrité durant de longues années.

L’importance d’une bonne conservation des bulletins de paie dématérialisés

Les bulletins de paie émis par les entreprises sont aujourd’hui de plus en plus dématérialisés. Le format papier se trouve donc remplacé petit à petit par une forme électronique.

La dématérialisation des bulletins de paie permet ainsi de gagner, dans un premier temps, de la place pour l’archivage et d’éviter de la manutention de documents. De plus , cela facilite également le traitement de ces derniers, leur stockage, ou encore leur diffusion aux employés. Cependant, comme pour les bulletins de paie en version papier, les entreprises sont tenues de respecter les mêmes mesures du code du travail que pour l’archivage des bulletins de paie dématérialisés.

Chacun d’eux doit ainsi être accessible non seulement aux employés concernés, mais également à l’entreprise. Pour que ce soit le cas, la mise en place d’une solution de stockage dématérialisée, via un coffre-fort électronique pour les employés et via un système d’archivage électronique pour les entreprises, est une option à la fois efficace et sécurisée.

L’entreprise peut ainsi proposer, d’un côté un espace de stockage directement sur le compte personnel d’activité de chaque employé pour lui faciliter l’accès à ses documents, en tout confidentialité. De l’autre, cela permet de bénéficier d’un espace afin de pouvoir archiver à son intention ces mêmes documents. Et pourquoi pas, mutualiser l’archivage de l’ensemble de ses documents sur un même espace !

Les avantages d’une bonne conservation des documents numérisés pour les employés

Le coffre-fort numérique est un espace particulièrement intéressant pour :

  • stocker et conserver dans les meilleures conditions possibles les bulletins de paie d’un salarié jusqu’à ce que sa retraite soit liquidée ;
  • donner accès au salarié à ses bulletins de paie qui serviront à déterminer ses droits concernant sa future pension de vieillesse, mais aussi à effectuer le calcul de celle-ci ;
  • garantir une conservation numérique durant 50 ans des bulletins de paie dématérialisés des employés ;
  • donner accès aux employés à leurs bulletins de paie au moment de la liquidation de leur retraite, lorsqu’ils auront atteint l’âge de 75 ans ;
  • offrir l’accès aux données personnelles et tout autre document dont un employé peut avoir besoin, et ce rapidement ;
  • garantir la disponibilité et assurer la confidentialité des documents grâce à des identifiants connus seulement de l’employé.

Les avantages d’une conservation optimale des bulletins de paie numérisés pour l’entreprise

Les entreprises ont elles aussi tout intérêt à disposer d’un système d’archivage électronique pour :

  • disposer en permanence des doubles dématérialisés (devant être conservés au minimum 50 ans) des bulletins de paie, selon les modalités de conservations prévues par le décret en vigueur (décret n°2016-1762);
  • ne plus avoir à mettre sous pli et envoyer par voie postale les bulletins de paie aux employés ;
  • réduire les coûts et ne plus avoir de frais liés à l’impression des fiches de paie ;
  • pouvoir envoyer en format papier leurs bulletins de paie aux employés réfractaires à la dématérialisation de ces derniers ou n’ayant pas accès à un équipement informatique ;
  • et bien sûr gagner du temps dans les tâches liées à la gestion de la paie.

L’emploi de la conservation numérique permet en outre à toute entreprise de gagner en productivité, de libérer le temps qui était réservé jusqu’ici à la gestion de la paie (création des bulletins, impression, mise sous enveloppe et distribution). L’archivage numérique est également une solution avantageuse pour garantir l’intégrité, la pérennité de l’ensemble des documents conservés numériquement.

En comparaison, l’archivage physique – au format papier – permet également de garantir le respect des obligations légales sur plusieurs décennies, si et seulement si les bulletins sont conservés dans des parfaites conditions d’archivage, comme celles proposées par les prestataires d’archivage tels que Novarchive.

Cependant, même avec un stockage minutieux, le papier peut changer d’apparence visuelle (jaunir, ou présenter des tâches), et l’encre ou toner risque de moins lisible avec le temps.

L’archivage numérique des bulletins de paie numériques, entre autres, évite ce type de désagrément. Quelle que soit la durée de stockage, chaque document apparaîtra à l’identique et pourra être utilisable de suite.

Pourquoi la conservation de documents numériques doit passer par une solution de stockage numérique ?

Pour bien conserver des documents numériques, la meilleure solution (à la fois efficace, discrète et sécurisée) est d’employer un espace de stockage numérique. Cela concerne autant les contenus accessibles par les employés que ceux consultables par l’entreprise.

Le coffre-fort numérique apporte cette sécurité dont vous avez besoin pour l’ensemble des documents stockés dans celui-ci. En effet, pour consulter les documents, il est nécessaire d’utiliser des identifiants propres à chaque employé.

Un espace de stockage numérique n’est pas seulement un lieu sécurisé qui permet la protection des données de la personne, il offre aussi à chacun (dès lors qu’il utilise ses paramètres d’identification), la disponibilité de l’ensemble des documents qui le concerne et dont il peut avoir besoin à toute heure de la journée.

Il peut ainsi conserver à l’abri sur un espace personnel, protéger des documents privés et confidentiels autant de temps qu’il le souhaite et y accéder facilement de n’importe où en toute simplicité.

Assurer la conservation optimale et sécurisée des bulletins de paie grâce au numérique

Pour garantir sécurité, protection, conservation et confidentialité, les entreprises doivent recourir à une solution d’archivage numérique telle que celle que nous mettons à votre disposition. Cette dernière permet de ranger non seulement les bulletins de paie dématérialisés, mais également toute la documentation liée à la vie de l’entreprise (statuts) et celle qui peut être employée à titre probatoire tout au long de la vie de l’entreprise !

En conclusion, l’archivage de vos bulletins de paie se doit d’être réalisé dans les meilleures conditions possibles. Pour que cela soit réalisable, le système d’archivage électronique est la solution à privilégier dans les entreprises. En effet, ce système de stockage électronique offre la fiabilité, la sécurité et la confidentialité nécessaires pour conserver la totale intégrité de vos documents archivés durant de très longues années, tout en les laissant accessibles via un accès sécurisé !