« Grâce au travail de Novarchive, notre maison dispose d’un Système de management qualité solide, auquel n’ont pas hésité à contribuer nos créateurs. »
Louis Vuitton, maison française fondée en 1854, est spécialisée en maroquinerie de luxe et, depuis le début des années 2000, de prêt-à-porter. Elle fut à l’origine de la création du groupe LVMH en 1989, lors d’un rapprochement de la marque avec le Champagne Moët & Chandon. Louis Vuitton a réalisé en 2014 un chiffre d’affaires d’environ 10 milliards d’euros en 2015.
Notre client, acteur du luxe reconnu mondialement, a sollicité Novarchive pour revoir l’organisation de sa politique de Records Management. Il devait mettre en place au sein de ses services un Système de Management de la Qualité (SMQ) pour ses flux documentaires. L’objectif était de rassembler et d’archiver l’ensemble des documents produits par les créateurs et services de production au service patrimonial, afin de faciliter leur diffusion et leur consultation auprès des autres services.
Le projet final devait amener notre client à utiliser un SMQ fiable et efficace, et lui permettre de le faire certifier en interne par un organisme accrédité.
Les consultants de Novarchive qui se sont penchées sur le cas Louis Vuitton avaient trois objectifs principaux :
La mission participait aussi à pérenniser les archives des collections historiques et de favoriser le partage d’informations pour les créateurs.
Pour cela, lors d’une 1ère phase, un audit complet a été mené par nos équipes sur le système actuel. L’analyse a été portée sur :
Les éléments recueillis ont permis à nos archivistes d’établir un rapport d’état et un diagnostic qualité afin de poursuivre le projet avec la mise en place de nouveaux processus : dépôt de documents, dématérialisation, consultation et destruction. Une charte d’archivage a également été produite pour encadrer l’ensemble du SMQ.
Novarchive a ensuite réalisé la prise en charge de différents fonds documentaires et leur intégration dans la base d’informations du service patrimoine.
Au total, la mission s’est étendue sur 13 mois, et a été assurée par deux archivistes (un record management, en charge de l’application du plan d’amélioration continue, et un technicien, qui devait préparer les archives à l’indexation), encadrés par un chef de projet.
