Coffre fort électronique : comment ça marche ?

Coffre fort électronique Novarchive

La conservation de documents importants est aujourd’hui réalisable avec un coffre-fort numérique. Ce dispositif est particulièrement intéressant pour les entreprises souhaitant une solution d’archivage numérique sécurisée.

Voici en quoi consiste un coffre-fort électronique, et quelles sont les possibilités offertes aux entreprises qui le choisissent.

Qu’est qu’un coffre-fort numérique ?

Un coffre-fort numérique représente un espace de stockage pour y entreposer tous les types de documents électroniques.

Il existe en effet nombre de documents et données demandant à être stockés dans les meilleures conditions possibles. Utiliser un coffre-fort numérique permet de :

  • Garantir l’intégrité (pas de perte d’une partie du document) et la conformité (pas de modifications) des documents durant toute leur durée d’utilité ;
  • Garantir la sécurité, la traçabilité et la pérennité des documents dans le temps ;
  • Pouvoir utiliser les archives électroniques en cas de nécessité juridique (archivage à vocation probatoire).

Un coffre-fort électronique est un espace de conservation de documents de l’entreprise concernant par exemple des bulletins de paie, documents RH, factures, contrats. Le tout est conservé dans un espace 100% sécurisé.

Comment se déroule l’archivage dans un coffre-fort numérique ?

Pour qu’un document puisse être stocké dans le temps et en toute sécurité, deux phases sont nécessaires. La première consiste à sceller numériquement le document, afin de garantir son intégrité et éviter toute falsification ultérieure de ce dernier.

Une fois le document rendu totalement inviolable, ce dernier est archivé dans l’espace de conservation durant la seconde phase. Ce processus très sécurisé évite que tout document au contenu sensible ne soit employé malhonnêtement.

En effet, pour ouvrir un coffre-fort électronique, y déposer des documents ou encore les utiliser, il faut obligatoirement avoir à la fois l’identifiant et le mot de passe associés à celui-ci. S’il manque l’un ou l’autre, il est impossible d’accéder au contenu !

Avantages du coffre-fort numérique

Un espace de stockage numérique a des avantages conséquents à apporter aux entreprises. En voici quelques-uns offert par une telle solution :

  • l’accès au contenu du coffre-fort est possible et sécurisé durant de très longues années ;
  • l’archivage numérique permet de gagner considérablement de la place pour ce qui est de la conservation des archives d’entreprise ;
  • les archives sont au même endroit, cela qui permet un gain de temps appréciable pour la recherche, d’autant que tout est soigneusement indexé ;
  • chaque document possède sa signature électronique infalsifiable, qui le rend unique ;
  • la gestion des documents RH est optimisée et le traitement de ces derniers se trouve ainsi fluidifié efficacement ;
  • enfin, l’accès aux documents numériques peut se faire de n’importe où, au travail ou à domicile.

Que faire pour avoir un coffre-fort numérique pour votre entreprise ?

Pour sécuriser un maximum vos fichiers numériques sensibles, nous vous recommandons de vous adresser à notre entreprise spécialisée dans l’archivage électronique de documents, comme Novarchive.

Nous connaissons précisément vos besoins en matière d’archivage et avons exactement le produit qu’il vous faut. Pour en savoir plus sur nos produits, nous vous invitons à prendre contact avec nous pour bénéficier au plus vite d’un coffre-fort électronique.

N’hésitez pas et choisissez la sécurité pour vos données auxquelles vous tenez !