Archivage électronique ou coffre-fort numérique : que choisir ?

Coffre fort numérique Novarchive

Les documents nativement électroniques ou numérisés nécessitent un moyen de conservation sur la durée.

L’archivage électronique et le coffre-fort numérique répondent tous deux à cette problématique, ils apportent sécurité, garantissent la disponibilité ainsi que la pérennité de vos documents. Cependant, ces deux systèmes n’ont pas les mêmes usages. Nous vous donnons toutes les clés pour déterminer quelle solution est la plus adaptée à votre besoin.

À qui est destiné un coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort numérique s’adresse principalement aux salariés d’une entreprise. Il s’agit d’un espace de stockage privé qui leur permet de conserver en toute sécurité leurs documents personnels et administratifs (bulletins de paie, contrat de travail, bilan, …).

Avec un coffre-fort électronique, l’employé peut facilement accéder à ses fichiers de chez lui ou depuis son poste de travail, grâce à des paramètres de connexion qui lui sont propres.

En fonction du type de coffre-fort numérique utilisé, il peut proposer un service à vocation probatoire, c’est-à-dire que les documents garderont toute leur valeur juridique dans le temps. Cela permet à l’utilisateur de conserver de manière intègre ses documents et ses données, d’avoir la garantie de la valeur juridique, notamment de l’authenticité de ses archives, et de faire valoir ses droits si nécessaire.

Comment un coffre-fort est-il sécurisé ? 

Pour garantir l’intégrité, la traçabilité, la récupération et la conservation des documents de manière sécurisée et confidentielle, des mécanismes doivent être mis en œuvre sur les coffres-forts numériques conformément au décret n°2018-418 :

  • Le chiffrement des données et des documents lors de la conservation et du transfert ;
  • Un utilisateur unique ou une personne mandatée par celui-ci est autorisé à ouvrir le coffre-fort ;
  • La mise en place de mesures de sécurité pour garantir la confidentialité de ce qui est stockés.

À qui est destiné l’archivage électronique ?

Le SAE ou système d’archivage électronique est principalement destiné aux entreprises, dans leur gestion quotidienne de documents. Cette solution d’archivage assure la conservation des documents de l’entreprise au plus près de ses besoins et de façon complètement personnalisée (durée de conservation, niveau de confidentialité, typologie, …).

Après intégration de documents dans une SAE, l’entreprise décide d’autoriser ou non un employé à avoir accès à un espace donné grâce à des paramètres spécifiques via un système de gestion de droits. La confidentialité est un des piliers des SAE.

Un SAE est accessible à tout moment, via une interface en ligne, permettant aux entreprises d’accéder à leurs documents instantanément.

Le SAE garantit la conservation intègre et sécurisée des documents numériques d’une entreprise. En effet, chaque document intégré dans un SAE est signé numériquement par un cachet d’horodatage comprenant la signature numérique du document, garantissant sans limite de temps que le document n’a pas été modifié suite à son dépôt.

En définitive, un SAE comprend et respecte 4 piliers constitutifs de l’archivage numérique, à savoir : la garantie de la conservation de l’authenticité du document original, son intégrité, sa fiabilité et son exploitabilité dans le temps.

Cadre d’utilisation et fonctions du SAE  

Un SAE est souvent utilisé pour conserver les documents électroniques les plus importants d’une entreprise, pour des durées qui peuvent être calquées sur les DUA (durées d’utilités administratives) ou personnalisées par l’entreprise. Par exemple, si un document à une validité légale de deux ans, l’entreprise sera automatiquement alertée au bout de ces deux années et pourra décider de le conserver ou de le détruire.

Au-delà d’être un espace de stockage ultra-sécurisé, le système d’archivage électronique dispose de nombreuses fonctionnalités utiles pour l’entreprise. Par exemple, la mise en place d’un plan de classement, qui sont souvent mis en place avec l’aide d’archivistes experts d’un prestataire comme Novarchive, permet non seulement de réduire fortement les temps de recherche des fichiers, mais également de sécuriser tous les niveaux d’accès des salariés de l’entreprise.

Par ailleurs, un SAE est nativement construit pour conserver les documents qui comportent des signatures électroniques. De plus, en termes de sécurité, il est possible de suivre et d’authentifier qui se connecte au SAE et qui consulte quel document.

En conclusion, le service de coffre-fort numérique sécurise dans le temps les fichiers personnels des salariés en simplifiant l’accès à ces derniers. Quant au SAE, il assure la conformité, la traçabilité et la disponibilité des données numériques de l’entreprise dans le temps.

N’hésitez pas à prendre contact avec notre société pour mettre en place la solution qui correspond le mieux à votre entreprise.