Comment archiver en télétravail ?

dématérialisation des documents télétravail

La crise sanitaire provoquée par la Covid 19 n’a fait qu’accentuer le nomadisme des travailleurs et le cloud a pris une place prépondérante dans un environnement numérique toujours plus utilisé.

Certaines pratiques s’étendent telles que le télétravail ou le travail collaboratif et posent alors la problématique de l’archivage et du déménagement pour les entreprises.

 

La tendance actuelle : la dématérialisation des documents

Le recul du support papier en faveur des outils numériques est acté depuis de nombreuses années et la tendance s’est accentuée avec l’arrivée de la crise sanitaire. La technologie du cloud a augmenté pour parer aux nouveaux défis du travail.

Aujourd’hui, le bureau numérique est largement utilisé et les moyens collaboratifs sont devenus monnaie courante. Les outils collaboratifs ont pour vocation de partager et échanger à plusieurs sur un même dossier, mais aussi de pouvoir modifier le ou les documents transmis. Ce qui, il y a quelques années encore, se déroulait au sein des bureaux lors des réunions en présentiel s’effectue à présent par le biais de support informatique.

La dématérialisation des documents étant de plus en plus importante, le problème du stockage et de l’archivage électronique de ces derniers  devient central.

 

De nouvelles organisations mises en place au travail :  le flex office

Force est de constater que les adaptations à ce phénomène sont nombreuses. Prenons pour exemple des organisations nouvelles comme le flex office.

Pour les néophytes, il s’agit simplement de la mise à disposition d’espaces de travail flexible.

Les plus grosses entreprises l’ont bien compris et l’ont adopté rapidement : Amazon, Danone ou encore Sanofi y ont recours quotidiennement, mais elles n’en ont pas le monopole !

Les entreprises de tailles inférieures surfent aussi sur ce modèle. L’intérêt réside dans la centralisation des données dans un endroit où l’ensemble des collaborateurs qui en ont besoin peuvent aller les chercher : une problématique au cœur du télétravail ou du déménagement de locaux.

Pour pallier le manque d’espace physique, la tendance est donc à la généralisation des appareils mobiles : PC, téléphone, ou encore accès wifi partout.

L’objectif étant bien sûr, l’extension du stockage numérique et l’archivage.

De ces nouvelles organisations découlent également des avantages annexes : l’aménagement de sites en flex office produit une diminution des bureaux par rapport au nombre de salariés.

 

La mise en œuvre du travail à distance

Cet archivage des données active une multiplication des interactions et par ricochet une augmentation de la création et la productivité des entreprises.

L’archivage permet de décloisonner et favoriser la mobilité du salarié.

Devant la croissance des besoins, des plates-formes se sont spécialisées dans l’archivage et la mise à disposition d’espace pour stocker l’ensemble des données d’une entreprise.

Souvent utilisé lors d’un déménagement ou d’une restructuration, le salarié dispose d’un espace différent adapté au type de travail qu’il doit effectuer.

L’avantage premier est la fluidification du parcours de l’information et l’accès direct à celle-ci en toute circonstance. On travaille vite et surtout on travaille mieux !

 

L’avantage d’avoir recours à un bon système d’archivage

De manière générale, la mise en place d’une bonne politique d’archivage revêt de multiples avantages. Elle est une activité à réaliser régulièrement pour éviter l’amoncellement des documents sur le bureau et ainsi éviter de stocker des fichiers inutiles. Un archivage bien réalisé permet un gain de temps notamment pour la recherche de dossiers.

La tendance à la dématérialisation entraine également une large diminution de la consommation et des impressions papier et donc un gain de place.

 

Le problème récurrent en matière d’archivage : la sécurisation des données

Les problématiques d’archivage que les données soient physiques ou digitales sont les mêmes. Il reste pour les entreprises à mettre en place une politique de sauvegarde.

La crise sanitaire a modifié l’ensemble des modalités du travail. Jusqu’à alors relevant plutôt de l’exception, le travail à distance est largement pratiqué. Penser à de bonnes solutions d’archivage, c’est aussi penser à la protection des données et du travail effectué. Il faut donc opter pour des applications de partage d’informations sûres pour éviter les risques de perte.

Le problème de la sécurisation des données personnelles se pose naturellement, mais actuellement on peut assurer la sécurité et le contrôle sur les actions réalisées sur les archives.

Certains logiciels proposent un classement, la possibilité de retrouver facilement un document archivé et une consultation rapide en ligne de tous les documents.

Les zones d’archivage peuvent être distinctes pour l’administrateur : l’avantage est de ne partager que les documents qui concernent directement les collaborateurs.

 

Une modification des habitudes à prendre en compte

Accéder à toute sa documentation professionnelle partout et tout le temps nécessite des outils d’hébergement des données en mode SaaS insérés dans des systèmes de gestion électronique de documents. Les informations seront alors stockées sur des applications et non en interne. Exit le problème d’installation de logiciels, ou encore de maintenance et la gestion des problèmes d’espace.

Les entreprises doivent toutefois prendre en compte le temps passé à archiver régulièrement. Ces habitudes prises ont une réelle efficacité sur le fonctionnement de l’entreprise, car elles sont le gage d’une gestion des problèmes d’espace et donc une réduction des coûts !

 

Les emails : l’exemple type d’archivage vital pour les entreprises

306,4 milliards d’emails transitent quotidiennement et 60 % des informations contiennent des données critiques pour les entreprises.

Les emails sont une façon fluide de communiquer dans un même environnement de travail. L’archivage dans le cloud est une manière sûre et économique de gérer les informations sensibles et leur confidentialité. L’archivage permet d’assurer une centralisation des données et l’évitement de pertes d’informations importantes au bon fonctionnement de l’entreprise.

 

À retenir

La crise sanitaire a engendré la mise à jour des méthodes déjà existantes qui apparaissent aujourd’hui inévitables. Les solutions d’archivage sont nombreuses, sécurisées et incontournables dans le domaine du télétravail ou lors d’un déménagement.

De plus, le travail à distance est une pratique vouée à se développer et de plus en plus d’entreprises prennent le virage du digital en optant pour des solutions dédiées.