Conservation des documents dématérialisés : les règles à prendre en compte

Conservation des documents Novarchive

Les entreprises ont l’obligation, pendant une période donnée (de 1 an à plus de 10 ans), de conserver les documents émis ou reçus au cours de l’exercice de leurs activités. Ces documents peuvent être sur support papier ou électronique natif. Les archives électroniques ne peuvent pas être seulement stockées sur un réseau informatique, car leur conservation sur le long terme ne peut être garantie. Nombre de professionnels optent aujourd’hui pour l’archivage électronique de leurs documents, une solution sécurisée, accessible, offrant un gain de temps et de place.

L’archivage, qu’il soit numérique ou papier, est encadré par une législation stricte. Le choix du numérique impose de respecter des règles complémentaires pour garantir l’intégrité et la sécurité des documents.

Pourquoi conserver les documents de la société ?

Les écrits professionnels restent nécessaires au bon fonctionnement de toute société, ils retracent la vie de l’entreprise et régissent les relations avec les collaborateurs, clients et fournisseurs.

Toute entreprise doit également être en mesure de prouver qu’elle respecte ses obligations réglementaires et ses engagements.

Les documents archivés permettent de prouver ses actions ou sa bonne foi :

  • En cas de contrôle de l’administration fiscale ou de l’Urssaf,
  • En cas de litige porté devant la Justice, de succession, redressement ou liquidation judiciaire,
  • En prouvant les « dates certaines » de règlement des paiements,
  • Témoigne et trace l’ensemble des activités de l’entreprise.

Quelles sont les durées de conservation des documents d’entreprise ?

La durée légale de conservation des documents au format papier ou électronique varie en fonction de leur nature. Elle correspond en général au délai légal de contestation et de contrôle par l’administration. Toutes ces durées correspondent à des durées minimales de conservation, les durées pour chaque entreprise étant à définir en fonction de leurs spécificités, et sont formalisées dans le document de politique de gestion documentaire de l’entreprise.

Les documents liés à la gestion du personnel

Selon la nature du document, la durée légale de conservation est fixée par le Code civil, le Code du travail, le Livre des procédures fiscales, le Code de la Sécurité Sociale ou le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

  • Sont à conserver pendant 1 an les documents comptabilisant les horaires de travail des salariés, les heures d’astreinte et leur compensation. Ils servent de preuve en cas de contrôle de l’Inspection du travail.
  • Sont à conserver pendant 3 ans les documents comptabilisant les jours de travail des salariés au forfait, ainsi que les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires.
  • Sont à conserver pendant 5 ans les documents liés au salarié : contrat de travail, sanctions disciplinaires, licenciement, intéressement, bulletins de paie etc. Les documents de l’Inspection du travail et des contrôles CHS-CT sont aussi archivés 5 ans. Cependant, il n’est pas recommandé de conserver ces documents 5 ans seulement mais au minimum 10 ans après le départ du salarié, en particulier les documents contractuels (notamment RIB, copies de pièces d’identité, documents concernant les primes, les indemnités, le solde de tout compte, régimes de retraite…)

Les documents comptables

Les documents et pièces comptables doivent être conservés pendant 10 ans (livre-journal, grand-livre, livre d’inventaire, bilan, comptes annuels, factures, bons de commande, bons de livraison…).

Pour les documents comptables, le délai court à compter de la date de clôture de l’exercice.

Les documents fiscaux

Comme précisé dans le Livre des procédures fiscales, la taxe foncière se conserve 1 an. Les autres justificatifs de paiement des impôts (impôt sur le revenu ou les sociétés, CVAE, CFE, TVA…) sont à garder 6 ans.

Les documents bancaires et d’assurance

Le Code du commerce fixe à 5 ans le délai de conservation des justificatifs de paiement (relevés de compte, talons de chèques, ordres de virement…).

Les quittances d‘assurance, avis d’échéance, preuves de règlement et lettres de résiliation sont à conserver 2 ans. Les contrats peuvent être supprimés deux ans après la résiliation.

Les documents de la société

Les statuts et pièces modificatives se conservent 5 ans après radiation de la société du registre du commerce et des sociétés. La durée de conservation est de 5 ans pour les registres des procès-verbaux d’assemblées et de 3 ans pour les feuilles de présence, pouvoirs, rapports et conventions.

Les contrats

Les contrats ont des durées variables d’archivage et débutent après leur expiration : 5 ans pour les contrats commerciaux, 10 ans pour ceux d’acquisition et de cession de biens immobiliers, 30 ans pour ceux conclus par voie électronique à partir de 120 €.

Archivage électronique : quelles sont les règles spécifiques ?

Par sa nature immatérielle, l’archivage électronique nécessite des règles spécifiques pour garantir l’intégrité et la sécurité des documents tout en respectant les mêmes durées de conservation et en rendant leur application beaucoup plus simple.

Garantir la valeur probante des documents électroniques archivés

Pour avoir une valeur juridique, un document doit conserver sa valeur probante.

L’article 1316-1 du Code civil précise : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Concrètement, cela signifie que :

  • L’origine du document et son auteur soient attestés via certificat électronique.
  • L’intégrité du contenu et son horodatage (date et heure) soient certifiés par signature électronique.
  • Des processus soient mis en place pour assurer la traçabilité du document (journal de cycle de vie de l’archive, horodatage, empreintes).
  • Un document ne doit subir aucune falsification, dénaturation ni modification pendant l’archivage. La numérisation d’une facture papier illustre la rigueur attendue par le législateur. Un arrêté de mars 2017 précise que leur reproduction doit être scrupuleusement identique à l’original, notamment niveau couleur !

La solution d’archivage numérique choisie doit garantir l’intégrité du document. Toute altération lui fera perdre sa valeur probante juridique. Comment s’assurer de la qualité de la solution ? La norme internationale ISO 14641-1, issue de la norme française NF Z42-013, est la meilleure garantie.

Assurer la sécurité des données personnelles

L’archivage des documents incluant des données personnelles est encadré par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Les informations personnelles doivent être supprimées ou anonymisées dès que l’objectif pour lequel elles ont été collectées a été atteint. Des exceptions sont prévues lorsque l’application de ce règlement rendrait impossible ou compromettrait gravement les activités, par exemple lors d’un traitement d’un contentieux, ou la conservation de factures.

La solution d’archivage électronique doit assurer la sécurité des données personnelles et protéger des tentatives d’accès non autorisés.

C’est la responsabilité de l’entreprise qui est engagée, même en cas de sous-traitance. En cas de non-respect du RGPD, la CNIL peut décider de sanctions pécuniaires jusqu’à 20 millions d’euros.

Les solutions ? Mettre en place un contrôle d’accès, maîtriser les habilitations et enregistrer toutes les actions sur les données (qui les consulte, quand et pourquoi). Il s’agit d’un des fondements des services d’archivage électronique (SAE) certifiés suivant la norme NF Z42-013.

Respecter les règles de localisation géographique des données

La loi encadre la localisation géographique des documents archivés. En cas de problème, c’est la législation locale du pays où sont hébergées les données qui s’applique.

Pour protéger des dérives, tous les documents à destination fiscale doivent être hébergés en France ou en Union Européenne. Les données personnelles peuvent être conservées hors de France ou Union Européenne, avec encadrement de la CNIL.

Veiller à la sécurité informatique des archives numériques

Les données numériques ne sont pas particulièrement vulnérables si les mesures de protections adaptées sont correctement mises en place, et permettent d’éviter les vols de données. La sûreté informatique de l’archivage électronique est ainsi une priorité pour assurer l’intégrité et la sécurité des documents sans limite de temps.

S’il existe des labels de cybersécurité, la meilleure garantie est la norme internationale ISO/IEC 27001. Une solution logicielle déclarée ISO/IEC 27001 respecte 4 critères fondamentaux :

  • Assurer la disponibilité des informations et des services.
  • Sécuriser l’intégrité des données critiques.
  • Garantir la confidentialité des données sensibles ou des données clients.
  • Assurer la disponibilité et la conformité des preuves légales et autres.

Si l’archivage numérique cumule de nombreux avantages, sa mise en œuvre exige une grande rigueur. Il est en effet encadré par une législation complexe et riche. L’enjeu : sécuriser les documents et les données. Le marché foisonne de solutions logicielles SaaS ou internes à l’entreprise (coffre-fort électronique…).

Novarchive, est votre expert de la gestion documentaire, de la gouvernance de l’information, de la conformité documentaire et de l’archivage physique (papier) et électronique. Avec 30 ans d’expérience et plus de 3000 entreprises accompagnées chaque année, Novarchive vous conseille, de l’audit documentaire initial jusqu’à la mise en place et le suivi des politiques d’archivage. Novarchive propose à ses clients sa solution : son logiciel Novadoc® permettant la gestion centralisée de toute la politique d’archivage, tant physique que numérique.