Depuis le 13 mars 2000, la loi n°2000-230 définit la numérisation fidèle à valeur probante. Cette loi donne aux documents natifs électronique la même valeur juridique qu’un document papier si celui-ci respecte certains critères bien définis. L’archivage à valeur probante représente un défi important car les documents électroniques doivent répondre à certains critères pour avoir la même valeur juridique que les documents papiers.
L’archivage a pour but le recueil, le classement et la conservation à moyen et long terme des documents. L’archivage à valeur probante doit garantir l’authenticité, la confidentialité, la pérennité et l’intégrité des documents natifs numériques afin qu’ils puissent être utilisés comme preuve en cas de litige.
Pour qu’un document électronique ait une valeur probante, le système d’archivage sur lequel le document est conservé, doit répondre à certaines exigences :
Un coffre-fort électronique est en complément d’un système d’archivage électronique. Il est d’ailleurs plus commun de parler de Composant Coffre-Fort Numérique (CCFN), terme utilisé dans la norme NF Z42-020. Le coffre-fort électronique est un espace de stockage sécurisé, accessible sur Internet, destiné à protéger les fichiers numériques sensibles comme les documents administratifs, factures, bulletins de paie, etc. Le coffre-fort assure la traçabilité et l’authenticité des documents, prérequis indispensable pour que les documents soient acceptés comme élément de preuve en justice.
