Dématérialisation et numérisation de documents

Qu’est-ce que la numérisation de documents ?

 

La numérisation de documents consiste à dématérialiser un document papier afin d’en créer une copie numérique. Cette opération se déroule en mode projet en plusieurs étapes (voir notre offre de service)

Qu’est-ce que la numérisation fidèle et la copie fiable ?

Pourquoi la numérisation fidèle ?

  • Favoriser la dématérialisation de vos fonds de documents papiers
  • Rendre plus facilement accessible ces fonds dans vos outils numériques
  • Permettre la copie fidèle d’un document papier dans sa version électronique
  • Apporter les éléments de preuve de cette fidélité

La numérisation fidèle permet donc de dématérialiser, rendre plus facilement accessible et pérenne vos documents

 

 

Pourquoi la copie fiable ?

 

  • S’assurer d’une conservation sécurisée des documents et éléments de preuve issus de la numérisation fidèle
  • Répondre aux exigences légales et normatives de conservation des documents numériques
  • Conserver la traçabilité des opérations de numérisation et d’archivage
  • Mettre à disposition les documents et preuves dans un espace sécurisé et collaboratif

La copie fiable permet donc d’assurer la pérennité des documents et leur accessibilité au travers d’un outil conforme aux normes: le Système d’Archivage Electronique

 

 

Associer numérisation fidèle et copie fiable permet de conserver la valeur probante du document d’origine

 

Focus sur les normes NF Z42-026 (numérisation) & NF Z 42-013 (Archivage)

  • Spécification des prestations de numérisation fidèle de documents papier pour copie électronique fidèle
  • La numérisation fidèle répond aux principes suivants:
    • Identification des acteurs
    • Définir les supports et les informations liés à la copie
    • Spécifier les éléments de contrôle et de traçabilité
    • Définir les exigences de qualité des procédés de numérisation
    • Contrôler le traitement des documents numérisés
    • Conserver la copie fidèle de manière sécurisée
  • La copie fiable répond aux exigences suivantes:
    • Conservation sécurisée et pérenne du document issu de numérisation fidèle
    • Conservation de la traçabilité du document sans risque de modification
    • Assure que le document archivé garde la même valeur que le document d’origine pendant toute la durée de conservation
    • Conservation de documents électroniques répondant aux principes de la norme NF Z 42-013 :

dématérialisation des documents

 

L’offre complète de numérisation fidèle et copie fiable

 

 

dématérialisation des documents

icone flèche vers le haut