Toute entreprise et tout chef d’entreprise se doivent d’être en mesure de présenter leurs documents faisant office de référence et de preuve, lors des divers contrôles (URSSAF, inspection du travail etc). Il est donc primordial pour vous de conserver et d’archiver vos documents relatifs aux différents services afin de vous prémunir de tout risque et toute sanction administrative et de surcroît assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
L’ensemble de vos documents (déclarations fiscales et sociales, documents RH, documents juridiques) font l’objet d’une obligation de conservation prescrite par :
Les durées de conservation de vos documents varient d’un document à l’autre. La durée minimale de conservation est en pratique celle des délais de prescription, en d’autres termes, elle équivaut aux délais durant lesquelles des poursuites devant la justice peuvent être entrepris. Cependant pour certains documents, il est conseillé de prolonger cette durée minimale de conservation.
Il est recommandé de rester vigilant dans sa gestion documentaire tant dans l’inventaire des documents (contenus, mentions, dates etc…) que dans le respect des durées légales de conservation. Les sanctions en cas de non conservation de documents liés à l’activité de l’entreprise peuvent être lourdes.
Les sanctions sont lourdes pour faux et usage de faux :
Sources : Code pénal ; Code général des impôts ; Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts