Durée de Conservation des Documents par Fonction

Toute entreprise et tout chef d’entreprise se doivent d’être en mesure de présenter leurs documents faisant office de référence et de preuve, lors des divers contrôles (URSSAF, inspection du travail etc). Il est donc primordial pour vous de conserver et d’archiver vos documents relatifs aux différents services afin de vous prémunir de tout risque et toute sanction administrative et de surcroît assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

Documents à conserver

L’ensemble de vos documents (déclarations fiscales et sociales, documents RH, documents juridiques) font l’objet d’une obligation de conservation prescrite par :

• Le Code du Travail
• Le Code Civil
• Le Code Général des Impôts
• Le Code du Commerce
• Le Code de la Consommation

Durées de conservation

Les durées de conservation de vos documents varient d’un document à l’autre. La durée minimale de conservation est en pratique celle des délais de prescription, en d’autres termes, elle équivaut aux délais durant lesquelles des poursuites devant la justice peuvent être entrepris. Cependant pour certains documents, il est conseillé de prolonger cette durée minimale de conservation.

Conservation

• Archivage physique : pour faire foi devant les tribunaux, un document doit être original et doit avoir une valeur probante. L’archivage physique est donc recommandé afin de permettre la restitution du document original papier en cas de contrôle.
• Archivage électronique : L’archivage électronique et/ou la numérisation sont conseillés afin de faciliter le partage, la consultation et l’archivage de vos documents. Toutefois, au même titre que le document papier, le document natif électronique doit conserver sa valeur probante pour être reçu devant un juge et doit donc pour cela être conservé dans un coffre-fort électronique.
• Archivage hybride : L’archivage hybride permet à la fois de gérer des archives physiques et électroniques grâce à l’utilisation d’un système d’archivage électronique (SAE) hybride (ex : Novadoc), vos documents sont conservés et gérés dans un seul outil en toute sécurité.

Sanctions en cas de non conservation

Il est recommandé de rester vigilant dans sa gestion documentaire tant dans l’inventaire des documents (contenus, mentions, dates etc…) que dans le respect des durées légales de conservation. Les sanctions en cas de non conservation de documents liés à l’activité de l’entreprise peuvent être lourdes.

Sanctions en matière pénale

Les sanctions sont lourdes pour faux et usage de faux :

• Une personne physique risque jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende (Art. L441-1 du Code Pénal).
• Une personne morale risque une amende de 225 000 euros (Art. L441-1 du Code Pénal.

Sources : Code pénal ; Code général des impôts ; Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts