
Conservation des documents dématérialisés : les règles à prendre en compte
Les entreprises ont l’obligation, pendant une période donnée (de 1 an à plus de 10 ans), de conserver les documents
Le déménagement de vos archives peut survenir temporairement ou définitivement lors de travaux, d’une restructuration, d’une réorganisation de votre fonds d’archives ou encore lors d’un changement de site ou de service.
Dans ces deux cas de figures, qu’il soit temporaire ou définitif, il est primordial de préparer ses archives à un déménagement.
Avant tout, déménager c’est l’occasion de soulager son fonds d’archives en y opérant un tri pour corriger certaines anomalies de classement et détruire les archives éliminables. En cas de destruction de documents sensibles, il est recommandé de passer par une société agréée chargée de détruire vos documents tout en garantissant leur confidentialité.
Afin d’estimer pour chaque service le métrage des archives à conserver et à déménager, il est nécessaire de prendre en compte :
Le cahier des charges constitue la pièce maîtresse de votre déménagement. En effet, ce dernier va permettre de cadrer votre besoin et de notifier vos exigences aux prestataires durant le déménagement. C’est également ce document qui sera la référence lors de votre appel d’offre.
Votre cahier des charges doit intégrer les données suivantes :
Sélectionnez votre partenaire non seulement sur la base du prix mais aussi de son expérience et de ses références dans le domaine du transport d’archives. Exigez que les sociétés candidates visitent les lieux de départ et d’arrivée avant de remettre leur offre.
Il convient avant le déménagement de dresser un inventaire des archives à transporter, par service, par local de départ et par local d’arrivée. Chaque groupe et sous groupe de fonds d’archives doit faire l’objet d’une fiche de transfert.
L’inventaire doit comporter :
Tout contenant à transférer doit comporter une étiquette permettant son identification. Plus l’identification sera précise, moins le risque de perte sera grand. De plus, une fois le déménagement effectué, l’étiquetage permettra de faciliter le récolement.
En cas d’un fond complexe, il est recommandé de copier l’inventaire en plusieurs exemplaires qui seront répartis entre vos équipes et votre prestataire. Conserver une copie numérique de l’inventaire, stockée sur un serveur.
Les entreprises ont l’obligation, pendant une période donnée (de 1 an à plus de 10 ans), de conserver les documents
Protéger les données personnelles détenues par une entreprise est indispensable pour éviter leur divulgation. Entré en vigueur le 25 mai
Les documents nativement électroniques ou numérisés nécessitent un moyen de conservation sur la durée. L’archivage électronique et le coffre-fort numérique
Depuis le 11 avril 2022, Novarchive est certifié « Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier » par l’Association Française
Tout comme sa version papier, le bulletin de paie dématérialisé doit être conservé en toute sécurité et mis à disposition
Pour garantir en toute sécurité la conservation et l’intégrité des documents d’entreprise nativement dématérialisés (ou numérisés), la solution d’archivage choisie