Se préparer pour un déménagement d’archives

Zoom sur les bonnes pratiques pour réussir son déménagement / transfert d’archives.

Le déménagement de vos archives peut survenir temporairement ou définitivement lors de travaux,  d’une restructuration, d’une réorganisation de votre fonds d’archives ou encore lors d’un changement de site ou de service.

Dans ces deux cas de figures, qu’il soit temporaire ou définitif, il est primordial de préparer ses archives à un déménagement.

Avant tout, déménager c’est l’occasion de soulager son fonds d’archives en y opérant un tri pour corriger certaines anomalies de classement et détruire les archives éliminables. En cas de destruction de documents sensibles, il est recommandé de passer par une société agréée chargée de détruire vos documents tout en garantissant leur confidentialité.

Les étapes du déménagement :

Étape 1 : Estimation du volume du fonds de documents à traiter

Afin d’estimer pour chaque service le métrage des archives à conserver et à déménager, il est nécessaire de prendre en compte :

• Le conditionnement des archives prévu pour le déménagement
• L’accroissement probable entre le moment où vous établissez votre calcul et la date du déménagement.

Étape 2 : Élaboration d’un cahier des charges

Le cahier des charges constitue la pièce maîtresse de votre déménagement. En effet, ce dernier va permettre de cadrer votre besoin et de notifier vos exigences aux prestataires durant le déménagement. C’est également ce document qui sera la référence lors de votre appel d’offre.

Votre cahier des charges doit intégrer les données suivantes :

• Le contexte géographique (détails sur la localisation, les accès, le plan de masse, etc.)
• Les obligations du titulaire : il s’agit des obligations que doit remplir le prestataire (obligations de résultat, de temps, de méthodologie à respecter etc.). Doivent également y figurer les conditions d’assurance (vol, incendie, inondation) et le plafond de la valeur des objets transportés.
• La protection des documents transportés (intempéries, chocs thermiques, chocs physiques, vol etc.).
• Le montant estimé, ou une fourchette de prix indiquant un budget minimum et un budget maximum.
• La définition de la prestation et de sa mise en œuvre : il s’agit du détail complet de tout ce qui doit être transféré et des exigences à respecter dans la mise en œuvre de la prestation.

 Étape 3 : Choix du partenaire

Sélectionnez votre partenaire non seulement sur la base du prix mais aussi de son expérience et de ses références dans le domaine du transport d’archives. Exigez que les sociétés candidates visitent les lieux de départ et d’arrivée avant de remettre leur offre.

Étape 4 : La préparation des fonds à transférer

Il convient avant le déménagement de dresser  un inventaire des archives à transporter, par service, par local de départ et par local d’arrivée. Chaque groupe et sous groupe de fonds d’archives doit faire l’objet d’une fiche de transfert.

L’inventaire doit comporter :

• Les différents services et locaux (noms des services, étages, nom des salariés responsable, local etc.).
• La localisation de départ :
  –  S’il s’agit d’un déménagement de bureaux (Nom de bureau, du service, du propriétaire ainsi que le numéro d’étage du groupe ou du sous-groupe du fonds de documents.
  –  S’il s’agit d’un déménagement de salle(s) d’archive(s) (Numéro de magasin, de travée, de tablette et identifiant ou numéro de conteneurs).
• La localisation d’arrivée (Numéro du bureau, d’étages ou de magasin, de travée et de tablette).

Tout contenant à transférer doit comporter une étiquette permettant son identification. Plus l’identification sera précise, moins le risque de perte sera grand. De plus, une fois le déménagement effectué, l’étiquetage permettra de faciliter le récolement.

En cas d’un fond complexe, il est recommandé de copier l’inventaire en plusieurs exemplaires qui seront répartis entre vos équipes et votre prestataire. Conserver une copie numérique de l’inventaire, stockée sur un serveur.

Les bénéfices d’un déménagement bien préparé :

• Gain de temps grâce à une meilleure classification de son fonds documentaire permettant d’optimiser le processus de recherche documentaire.
• Gain d’espace grâce à l’élimination des documents obsolètes.
• Gain financier a postériori grâce à la synergie « gain temps / espace ».
• Meilleur connaissance et visibilité de son fonds documentaire