Les étapes de la numérisation de documents

Vous souhaitez mener à bien un projet de dématérialisation de documents et d’archivage de documents numérisés ?

Pour que ce projet se déroule le mieux possible, il est nécessaire de bien définir vos besoins pour trouver les solutions de prise en charge et de gestion documentaire les plus adéquates.

Depuis la mise en place du projet, jusqu’à l’archivage de vos documents numérisés (archivage physique des documents papiers originaux et archivage électronique des documents électroniques), voici les principales étapes d’un projet de dématérialisation.

Votre projet de numérisation en 5 étapes :

Etape 1 : définition des objectifs du projet

La première étape de tout projet de numérisation consiste à en définir les objectifs et les buts.

• • Pourquoi veut-on numériser ses documents ?
• • Pour quelle utilisation future ?
• • Est-ce c’est pour protéger et préserver ses documents ?
• • Est-ce que c’est pour gagner de la place ?
• • Ont-ils une valeur légale particulière ?

L’objectif de cette étape est de déterminer non seulement le type de projet à effectuer ainsi que le choix du format, la résolution des documents numériques, l’utilisation d’une numérisation classique ou numérisation fidèle pour garder la valeur probante des documents.

Autant d’éléments indispensables et déterminants, comme les coûts du projet, sa durée et les ressources nécessaires pour le réaliser.

Etape 2 : sélection des documents à numériser et définition de l’échéance souhaitée du projet

Après avoir défini les objectifs du projet, il convient d’identifier les documents qui seront numérisés, ainsi que la durée du projet. 

Le choix des documents à dématérialiser doit s’effectuer en fonction de la fréquence de leur utilisation, consultation, de leurs durées de conservation, de l’état de dégradation éventuel, de la confidentialité du document, ou de sa valeur légale, etc. 

Parce que chaque entreprise a des priorités et objectifs différents, nos équipes peuvent vous accompagner dans la mise en place de ce cahier des charges pour définir au mieux le projet dont vous avez besoin. 

Il est rarement pertinent de dématérialiser l’ensemble d’un fonds documentaire. En fonction de vos ressources (espace de stockage, ressources humaines, financières), Novarchive s’adapte à vos besoins et vous recommande les documents à prioriser pour élaborer avec vous un planning de réalisation. 

Par exemple, un projet de dématérialisation peut débuter avec une première prise en charge contenant les documents définis comme prioritaires puis s’étaler dans le temps avec des numérisations « à la demande » (scan on demand) qui se feront au fur et à mesure des besoins.

Etape 3 : analyse des ressources disponibles

L’analyse des ressources consiste à dresser l’inventaire des ressources matérielles (scanners, ordinateurs, logiciels, réseaux et serveurs, locaux nécessaires, matériel), humaines et financières disponibles pour mener à bien le projet de dématérialisation. 

C’est en prenant en considération l’ensemble de ces éléments qu’il devient possible de déterminer précisément le coût et la durée d’un projet de numérisation. Cet examen permet aussi de juger de la pertinence d’externaliser ce projet et de le confier à un prestataire certifié.

Etape 4 : numérisation des documents

L’étape de numérisation va permettre de transformer le flux de documents papier en données numériques. Elle comporte un ensemble de sous-étapes décrites dans le schéma ci-dessous :

Etape 5 : exportation des livrables

Une fois la phase de numérisation effectuée, les fichiers numérisés peuvent être exportés de différentes manières : importation dans un logiciel de gestion de document/système d’archivage électronique, mise à disposition sur un serveur accessible à distance, remise sur disques durs ou clé usb, etc.