Vous souhaitez mener à bien un projet de dématérialisation de documents et archiver vos documents numérisés?
Pour que ce projet se déroule le mieux possible, il est nécessaire de bien définir vos besoins pour trouver les solutions de prise en charge et de gestion les plus adéquates.
Depuis la mise en place du projet à l’archivage définitif de vos documents numérisés, voici les principales les étapes d’un projet de dématérialisation.
La première étape de tout projet de numérisation consiste à en définir les objectifs et les buts. Pourquoi veut-on numériser ses documents? Pour quelle diffusion? Est-ce pour protéger et préserver ses documents ? Pour gagner de la place ?
L’objectif de cette étape est de déterminer non seulement le type de projet à effectuer ainsi que le choix du format et de la résolution des documents numérisés mais aussi les coûts associés au projet, sa durée et les ressources nécessaires pour le réaliser.
Par exemple, une conservation permanente nécessitera une qualité supérieure (taille, résolution, format) aux documents numérisés et donc entraînera souvent des frais supplémentaires.
Après avoir défini les objectifs du projet, il convient de déterminer les documents qui seront numérisés, ainsi que la durée du projet.
Le choix des documents à dématérialiser doit s’effectuer en fonction de la fréquence d’utilisation et de consultation, des durées de conservation, de l’état de dégradation, de la confidentialité du document, etc.
Parce que chaque entreprise a des priorités différentes, nos équipes peuvent vous accompagner dans la mise en place de ce cahier des charges.
Il est rarement pertinent de dématérialiser l’ensemble d’un fonds documentaire. En fonction de vos ressources (espace de stockage, ressources humaines, financières), Novarchive vous recommande les documents à prioriser et élabore avec vous un planning de réalisation.
Par exemple, un projet de dématérialisation peut débuter avec une première prise en charge contenant les documents définis comme prioritaires puis s’étaler dans le temps avec des numérisations « à la demande » (scan on demand) qui se feront au fur et à mesure des besoins.
L’analyse des ressources consiste à dresser l’inventaire des ressources matérielles (scanners, ordinateurs, logiciels, réseaux et serveurs, locaux et ameublement adaptés, matériel), humaines et financières disponibles pour mener à bien le projet de dématérialisation.
C’est en prenant en considération l’ensemble de ces éléments qu’il devient possible de déterminer l’ampleur, le type, le coût et la durée d’un projet de numérisation. Cet examen permet aussi de juger de la pertinence d’externaliser ce projet et de le confier à un prestataire certifié.
L’étape de numérisation va permettre de transformer le flux de documents papier en données numériques. Elle comporte un ensemble de sous-étapes décrites dans le schéma ci-dessous :
Une fois la phase de numérisation effectuée, les fichiers électroniques peuvent être exportés de différentes manières : remise sur disques durs ou clé usb, copie sur un CD-Rom, importation dans un système d’archivage électronique, etc.
