Au regard de l’article 322-2 du Code pénal, la destruction, la détérioration ou la dégradation d’une archive de l’autorité publique est sanctionnée de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende. Selon l’article L654 du Code du commerce, une personne responsable de la disparition d’un document comptable dans le cadre d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire peut se voir accusée de banqueroute. Afin d’éviter de telles situations, il convient de respecter la durée minimale de conservation des archives (délai de prescription) et de mettre en place des mesures qui puissent garantir une conservation ultra-sécurisée des documents électroniques.
Elle dépend de la nature du document et des obligations légales associées. Les documents comptables (livres d’inventaire, factures, bons de commande) doivent être conservés 10 ans. Pour les documents civils et commerciaux, la durée de conservation varie entre 2 ans (polices d’assurance) et 30 ans (contrats d’acquisition). Les pièces fiscales telles que les impôts et les taxes sur le chiffre d’affaires doivent être conservées un, deux ou trois ans. Quant aux archives relatives à la gestion du personnel, leur période de conservation est de 90 ans.
Novarchive vous aide à dresser un inventaire de vos archives en tenant compte de la législation en vigueur et des différents type de documents. Ensuite, les archives papier passent par notre service « numérisation » où elles sont classées selon le format du document, préparées (désagrafées, suppression des doublons, etc.) et numérisées par des scanners de production dernière génération.
Oui. Tous vos documents numériques sont conservés dans un Datacenter hautement sécurisé sur des serveurs professionnels. Si votre entreprise est victime d’un sinistre, vous pouvez solliciter une archive par email, téléphone, fax à notre service consultation ou à travers notre portail NOVADOC.
