Au regard de l’article 322-2 du Code pénal, la destruction, la détérioration ou la dégradation d’une archive de l’autorité publique est sanctionnée de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende. Selon l’article L654 du Code du commerce, une personne responsable de la disparition d’un document comptable dans le cadre d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire peut se voir accusée de banqueroute.
Afin d’éviter de telles situations, il convient de respecter la durée minimale de conservation des archives (délai de prescription) et de mettre en place des mesures qui puissent garantir une conservation des documents électroniques ultra-sécurisés.
L’archive est un endroit où les documents sont stockés pour une conservation à long terme. Les documents archivés sont généralement conservés pendant au moins dix ans, mais il arrive qu’ils soient conservés beaucoup plus longtemps. Le délai de conservation d’une archive dépend de la nature du document et des obligations légales associées.
Les documents comptables (livres d’inventaire, factures, bons de commande) et les documents sociaux (compte individuel, registre de présence) doivent être conservés 10 ans. Pour les documents civils et commerciaux, la durée de conservation varie entre 2 ans (polices d’assurance) et 30 ans (contrats d’acquisition). Les documents fiscaux tels que les impôts et les taxes sur le chiffre d’affaires doivent être conservés un, deux ou trois ans. Quant aux archives relatives à la gestion du personnel, leur période légale de conservation est de 90 ans.
C’est le processus de conversion d’un document physique en un format numérique. Une fois qu’un document est converti au format numérique, il peut être archivé. L’archivage des documents présente de nombreux avantages, comme la réduction des coûts de stockage et la facilité d’accès aux documents.
Lorsqu’un document est converti au format numérique, il se voit attribuer un identifiant unique. Cet identifiant est utilisé pour suivre le document tout au long de son cycle de vie. L’identifiant peut être utilisé pour extraire le document du stockage, consulter les métadonnées du document et voir quand le document a été archivé.
On comprend vite que dématérialiser des documents est un art complexe. C’est pour cette raison que Novarchive vous aide à dresser un inventaire de vos archives en tenant compte de la législation en vigueur et des différents types de documents. Ensuite, les documents papiers passent par notre service « numérisation » où elles sont classées selon le format du document, préparées (dégrafées, suppression des doublons, etc.) et numérisées par des scanners de production dernière génération.
Oui. Toutes les archives électroniques de documents sont conservées dans un Datacenter hautement sécurisé sur des serveurs professionnels. Si votre entreprise est victime d’un sinistre, vous pouvez solliciter une archive par email, téléphone, fax à notre service consultation ou à travers notre portail NOVADOC.
