L’archivage électronique doit répondre à plusieurs exigences afin de faciliter l’accès aux archives, de garantir la sauvegarde des documents, d’éviter l’obsolescence technologique et de garantir le respect de la législation en vigueur. Pour ce faire, il existe plusieurs outils mis à la disposition des entreprises. Seulement, les différences entre les outils ne semblent pas toujours claires alors qu’ils remplissent des fonctions bien distinctes et se complètent entre eux.
La GED est un outil informatisé dont l’objectif est de gérer les archives pour la conduite quotidienne des affaires (téléchargement, modifications, versioning, partage, suppression, etc.) et non d’assurer leur conservation avec les gages d’authenticité et de pérennité. Elle contribue à améliorer l’échange et la manipulation des informations au sein d’une entreprise notamment en créant plusieurs versions d’un même document. Elle offre également la possibilité de mettre en place des workflows selon les processus de validation par exemple.
Le SAE va au-delà du simple stockage des données archivées. Il intègre en outre les règles de records management (ou gestion documentaire) définies par l’entreprise (durée de conservation, typologie de document, niveau de confidentialité, etc.). Il permet la conservation, la consultation et la restitution des documents papiers ou données électroniques dans le temps en garantissant leur intégrité et leur pérennité.
Le coffre-fort électronique est un élément complémentaire au SAE. Il est d’ailleurs plus commun de parler de composant coffre-fort électronique (CCFN), terme utilisé dans la norme NF Z 42-020. A l’instar d’un coffre-fort physique, c’est un espace ultra sécurisé destiné à protéger les documents et à leur concéder une valeur probante. Il permet de contrôler les accès et d’assurer la traçabilité et l’authenticité d’une archive, prérequis indispensables pour qu’un document électronique soit accepté comme élément de preuve en justice. Le coffre-fort électronique ne peut se substituer à une GED car il ne permet pas la gestion
courante d’un document.
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