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Durée de conservation des documents en entreprise

Durée de conservation des documents en entreprise

 

Toute entreprise, quelle que soit sa taille, émet et reçoit différents types de documents dans l’exercice de son activité. La loi oblige les entreprises à conserver plusieurs documents pendant une durée minimale afin de pouvoir présenter des preuves en cas de litige, d’opération financière de grande envergure (par exemple une fusion) ou de contrôle a posteriori. Cette période de conservation obligatoire, appelée délai de prescription, varie selon la nature du document. Elle peut aller jusqu’à 30 ans dans le cas des contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou encore 90 ans pour les dossiers du personnel. Passé ce délai, il appartient à l’entreprise de conserver ou non ces documents.

 

 

L’archivage des documents, une obligation légale

 

 

Les périodes minimales de conservation des documents ne sont pas regroupées dans un seul ensemble de lois. Il existe plusieurs textes de référence tels que le Code de commerce, le Code du Patrimoine, le Code de la consommation, le Code civil, les Codes des assurances, le livre des procédures fiscales, le Code du travail et le Code de la sécurité sociale. Cette diversité s’explique par le fait que l’archivage concerne des documents appartenant à différents domaines (juridique, fiscal, commercial, comptable, social…).

Notons également qu’il n’y a pas que l’obligation légale à prendre en compte pour la conservation des documents. Une entreprise peut être amené à conserver ses documents pour des raisons juridiques, administratives, fonctionnelles ou encore historiques selon son activité.

 

 

Documents à conserver et durée de conservation

 

 

Type de documentDélai de prescription
Documents comptables10 ans
Police d’assurance2 ans
Déclaration en douane3 ans
Propriété intellectuelle (brevets, dessins, modèles)5 ans
Dossier d’avocatDe 5 ans à 30 ans
Contrat commercial5 ans
Contrat d’acquisition ou de cession de biens30 ans
Relevé bancaire5 ans
Impôt sur le revenu3 ans (à compter de l’année d’imposition)
Bénéfices (BIC, BNC, BA)2 ans (à compter de l’année d’imposition)
Impôts sur les sociétés2 ans (à compter de l’année d’imposition)
Impôts directs locaux1 an (à compter de l’année d’imposition)
Taxes sur le chiffre d’affaires3 ans (à compter de l’année d’imposition)
Compte annuel10 ans
Statuts de la société5 ans
Traité de fusion5 ans
Bulletins de paie, salaires, primes, indemnités5 ans
Charges sociales3 ans
Norme NF Novarchive

Qu’est-ce que la norme NF Z42-013 ?

Pour garantir en toute sécurité la conservation et l’intégrité des documents d’entreprise nativement dématérialisés (ou numérisés), la solution d’archivage choisie

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