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Archivage électronique (SAE) : définition

Archivage électronique (SAE) : définition

Toutes les entreprises produisent des documents, souvent de façon croissante avec la taille de leur clientèle. Lorsque les documents sont imprimés, après la fin de leur utilisation, ils sont soit archivés (en interne ou chez un prestataire d’archivage comme Novarchive), soit détruits. Les documents non imprimés sont souvent conservés dans les boîtes mails ou sur un serveur. C’est là qu’intervient l’archivage électronique.

 

Avez-vous déjà pensé à mettre en place un projet d’archivage électronique pour vos documents électroniques ? Découvrez le SAE : Système d’Archivage Électronique.

 

Qu’est-ce qu’un système d’archivage électronique ?

 

Depuis quelques années, de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’archivage numérique (aussi appelé archivage électronique). L’archivage numérique est l’équivalent de l’archivage physique (archivage des documents sous format papier) pour les documents numériques.

 

L’archivage électronique apporte plusieurs avantages. L’archivage électronique c’est avant tout la mise en place d’une solution de conservation des documents numériques, à minima sur leur durée d’utilité administrative, auprès d’un spécialiste de la conservation qui vous garantit (à valeur légale) que :

  • – Vos documents n’auront pas été modifiés
  • – Vos documents resteront lisibles dans le temps
  • – Vos documents seront en sécurité (contre les accidents ou malveillances)
  • – Vous pourrez les réutiliser sans limite de temps, longtemps après que le logiciel, le collaborateur ou le partenaire qui les auront créés seront partis vers d’autres horizons

L’objectif étant que le document archivé garde la même valeur que le document d’origine pendant toute sa durée de conservation.

 

L’archivage numérique à la différence d’imprimer les documents et les archiver physiquement évite par exemple d’aménager un espace physique dédié aux archives, mais permet aussi un accès plus rapide aux archives (de son bureau ou en mobilité), facilite la recherche et élimine les coûts inhérents au traitement des documents papier (impression, manipulation, classement, reproduction, envoi).

 

De plus, utiliser une solution SaaS éditée par un spécialiste du métier permet de ne plus se soucier des coûts inhérents à la mise en place et à la maintenance des infrastructures nécessaires à la conservation des documents numériques.

 

La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) permet de regrouper et de référencer au sein d’un unique outil informatique les différents flux documentaires et opérations réalisées, et donc de faciliter le classement et réduire le temps de restitution des documents.

 

Pourquoi choisir l’archivage électronique ?

Un archivage durable des documents passe par un bon service d’archivage électronique (SAE).


Le SAE est un outil de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation des documents à moyen et long terme pour une exploitation ultérieure.


Son but est d’assurer la confidentialité, l’intégrité, la pérennité, l’authenticité, la sécurité et la traçabilité des documents archivés.

  • Confidentialité : les documents archivés doivent pouvoir être accessibles aux seules personnes concernées.
  • Intégrité : les archives doivent être protégées par un système qui certifie que les documents électroniques conservés n’ont subi aucune modification et sont parfaitement lisibles.
  • Pérennité : la lisibilité des archives doit être garantie dans le temps. Le SAE doit inclure un processus de contrôle de lisibilité des archives pour faire face au problème d’obsolescence des supports/formats de stockage.
  • Authenticité : le SAE doit permettre de prouver que le document archivé est original.
  • Sécurité : les archives contiennent souvent des informations confidentielles. Un des grands enjeux du SAE est donc de faciliter l’accès aux données personnelles tout en les protégeant des éventuelles pertes ou intrusions.
  • Traçabilité : le SAE doit intégrer des fonctionnalités qui permettent de connaître toutes les actions effectuées sur un document (connexions, consultations, modifications, etc.).

Les avantages du SAE

Concrètement, la mise en place d’un SAE permet d’améliorer la gestion de vos archives, d’appliquer une politique de gestion de documents ou « records management » fiable et d’assurer la sécurité de vos documents :

  • • Archiver et classer de nouveaux documents,
  • • Consulter les archives existantes par des recherches simplifiées,
  • • Gérer le cycle de vie des documents,
  • • Intégrer des documents confidentiels ou probants à un coffre-fort numérique,
  • • Maîtriser et tracer l’accès des personnes à vos documents.

Le Système d’Archivage Électronique vous permet d’avoir une vision plus large de votre gestion documentaire grâce au suivi et à la traçabilité des documents numériques : historique, rapport journalier, données statistiques.

Norme NF Novarchive

Qu’est-ce que la norme NF Z42-013 ?

Pour garantir en toute sécurité la conservation et l’intégrité des documents d’entreprise nativement dématérialisés (ou numérisés), la solution d’archivage choisie

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