Depuis quelques années, de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’archivage numérique. Cette démarche offre plusieurs avantages par rapport à l’archivage physique. Cela évite par exemple d’aménager un espace physique dédié aux archives, mais permet aussi un accès rapide aux archives (de son bureau ou en mobilité), facilite la recherche et élimine les coûts inhérents au traitement des documents papier (impression, manipulation, classement, reproduction, envoi).
La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) permet de regrouper et de référencer au sein d’un unique outil informatique les différents flux documentaires, et donc de faciliter le classement et réduire le temps de restitution des documents.
Le SAE est un outil de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation à moyen et long terme des documents pour une exploitation ultérieure.
Son but est d’assurer la confidentialité, l’intégrité, la pérennité, l’authenticité, la sécurité et la traçabilité des documents archivés.
Concrètement, la mise en place d’un SAE permet d’améliorer la gestion de vos archives, d’appliquer une politique de gestion de documents ou « records management » fiable et d’assurer la sécurité de vos documents :
Le SAE vous permet d’avoir une vision plus large de votre gestion documentaire grâce au suivi et à la traçabilité des documents : historique, rapport journalier, données statistiques.
